Comisión Calificadora De Documentos Administrativos
La Comisión calificadora de documentos administrativos forma parte de un sistema para determinar el valor de la documentación que el Ayuntamiento produce y el uso que se le va a dar en el futuro.
El objetivo final es controlar el ciclo vital de los documentos producidos por la administración municipal, desde el momento de su creación hasta su desaparición o conservación definitiva.
Cuadro De Clasificación De Fondos
En el caso del Archivo Municipal de Zaragoza cuenta con un Cuadro de Organización de Fondos que aglutina no sólo las series y procedimientos producto de la actividad ‘contemporánea’ de nuestra administración municipal, si no que también incluye aquellos otros fondos de carácter histórico que se han venido custodiando desde el siglo XII, garantía de los derechos del Ayuntamiento y de sus ciudadanos a lo largo de la historia. En este cuadro, también se recogen aquellos otros fondos y colecciones que han ingresado por medios diversos (donaciones, compras…) dado el interés que representan para el estudio y conocimiento de Zaragoza.
Cuadro De Clasificación Funcional Y Acuerdos De Valoración
El cuadro de clasificación es un sistema que organiza intelectualmente la información y que permite situar los documentos en las relaciones de los unos con los otros. Supone una estructuración jerárquica y lógica de los fondos. Los cuadros de clasificación de carácter funcional son de sumo interés ya que su estructura queda definida mediante las actividades básicas de la institución, que permanecen invariables en el tiempo, lo que los convierte en instrumentos de gran solidez y durabilidad. En el momento de crear, recibir o declarar como original un documento, se le debe asignar una serie documental y por ende un ciclo de vida, el cual determinará el calendario de transferencia, conservación, eliminación y migración.
En el ámbito de la gestión documental y la administración electrónica, el Archivo Municipal de Zaragoza cuenta con la aplicación ‘Cuadro de Clasificación’ que aglutina parte de la descripción archivística de los niveles intelectuales del cuadro junto con la información mas relevante (acuerdos, tramitación, valoración….) de los estudios de series documentales aprobados por la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos. Esta aplicación es gestionada por el Servicio de Archivo y Desarrollo Organizativo. Es una de las bases de la implantación de la administración electrónica en el Ayuntamiento, ya que:
- A la hora de gestionar cualquier expediente municipal es obligatorio que el procedimiento al que pertenezca esté unido a una única ’rama’ de este cuadro de clasificación, de tal manera que se garantice la aplicación de los acuerdos de valoración adoptados: si es de conservación permanente o se expurga, si existe expurgo parcial y con qué criterios, si se realiza algún tipo de muestreo antes del expurgo y las condiciones de acceso al expediente y documentos que lo componen.
- La unión al cuadro de clasificación desde el inicio de la tramitación garantiza el adecuado ciclo de vida documental y facilita las búsquedas de documentación durante la tramitación y una vez haya pasado al archivo electrónico.
Se organiza mediante una notación alfanumérica (un carácter y tres números) jerárquica, cuyas divisiones principales son:
- A – Territorio, población y órganos de gobierno
- B – Seguridad ciudadana
- C – Obras y urbanismo
- D – Uso y ocupación de la vía públicas
- E – Medio Ambiente y Salud Públicas
- F – Cultura, educación y ocio
- G – Servicios Sociales
- H – Turismo y promoción de la ciudadana
- I – Fomento
- J – Servicios Jurídicos
- K – Recursos Humanos
- L – Organización, información y comunicación
- M – Gestión económica
- N – Patrimonio municipal
- P – Cementerio
- Z – Transversales: Memorias, contratos menores, certificados…
A continuación puede consultar una vista básica de esta aplicación que contiene el nombre y código y los acuerdos de valoración aprobados de cada serie documental:
Catálogo De Procedimientos
Responde al mandato del artículo 9 del Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI) en el ámbito de la Administración Electrónica y al artículo13.4 de la Ordenanza de Administración Electrónica del Ayuntamiento de Zaragoza.
El catálogo de procedimientos es una aplicación municipal gestionada por la entidad administrativa municipal encargada del portal web corporativo.
El origen de esta aplicación está en una base de datos de trámites y servicios que se ofrecía a los ciudadanos en la sede electrónica para informa de la unidad responsable de cada trámite o servicio, en qué consistía o cómo se podía realizar (presencial, telefónicamente...)
Esta base de datos se integra con las distintas aplicaciones de registro y tramitación electrónica para ofrecer un listado de procedimientos mediante los cuales se generan los expedientes municipales.
La parte pública de este catálogo se puede consultar en: http://www.zaragoza.es/sede/portal/tramites-servicios/
La elaboración del inventario de procedimientos de cada Unidad o Servicio, previo al alta de los procedimientos en este Catálogo, debe hacerse bajo
criterio de simplificación y de forma coordinada con el Servicio de Archivo y Desarrollo Organizativo.
A continuación se muestran los procedimientos municipales disponibles así como la parte del cuadro de clasificación funcional al que están asociados.
