Urbanismo

Política de gestión de documentos del Ayuntamiento de Zaragoza

Aprobada por el Gobierno de Zaragoza por acuerdo de 16 de octubre de 2025

1. Introducción

El Esquema Nacional de Interoperabilidad (en adelante, ENI) se define en el apartado 1 del artículo 156 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público como “el conjunto de criterios y recomendaciones en materia de seguridad, conservación y normalización de la información, de los formatos y de las aplicaciones que deberán ser tenidos en cuenta por las Administraciones Públicas para la toma de decisiones tecnológicas que garanticen la interoperabilidad.”

Este Esquema está aprobado por el Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica. En su artículo 21 dice: 1. Las Administraciones públicas adoptarán las medidas organizativas y técnicas necesarias con el fin de garantizar la interoperabilidad en relación con la recuperación y conservación de los documentos electrónicos a lo largo de su ciclo de vida. Tales medidas incluirán: a) La definición de una política de gestión de documentos en cuanto al tratamiento, de acuerdo con las normas y procedimientos específicos que se hayan de utilizar en la formación y gestión de los documentos y expedientes.

Por otra parte, la Resolución de 28 de junio de 2012, de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Política de gestión de documentos electrónicos, publicada en el BOE de 26 de julio, establece los conceptos relacionados con el desarrollo de políticas de gestión de documentos electrónicos por parte de las administraciones públicas en el marco de la administración electrónica, incluyendo los aspectos relacionados con su implantación práctica, e identificación de los requisitos de la gestión de los documentos electrónicos necesarios para la recuperación y conservación de los mismos, así como los procesos y acciones presentes a lo largo de todo su ciclo de vida.

Siguiendo el mandato legal, el Ayuntamiento de Zaragoza plasma en el presente documento su Política de Gestión de Documentos como una de las herramientas fundamentales para la gestión y normalización de la información en el Ayuntamiento de Zaragoza.

Esta Política de Gestión de Documentos del Ayuntamiento de Zaragoza toma como punto de partida los modelos de políticas de gestión de documentos publicados en el Portal de Administración Electrónica del Gobierno de España, si bien han sido adaptados a las características específicas del Ayuntamiento de Zaragoza.

Precisamente por las características específicas del Ayuntamiento de Zaragoza se ha considerado conveniente que esta Política de Gestión de Documentos incluya tanto la documentación en papel como la electrónica, en un proceso que tenderá a unificar el tratamiento y la consulta de los expedientes y documentos en ambos soportes.

2. Objetivos y alcance

El objetivo de la presente Política de Gestión de Documentos del Ayuntamiento de Zaragoza, PGD-AZ, es establecer y documentar los criterios comunes que deben regir la gestión de los documentos producidos y recibidos por el Ayuntamiento y sus organismos públicos a lo largo de su ciclo de vida, para garantizar su autenticidad, integridad, confidencialidad, disponiblidad y trazabilidad, de tal manera que se asegure su protección, acceso, recuperación y conservación. Incluye la asignación de responsabilidades, tanto directivas como técnicas, derivadas de su aplicación.

Esta Política está integrada con el resto de normas aprobadas para la gestión y control de la información pública, especialmente con las referentes a la seguridad de la información y el gobierno del dato, así como con la Ordenanza de Administración Electrónica.

Esta Política es de aplicación a la gestión de todos los documentos de la Administración Municipal, independientemente de su soporte físico.

Además persigue garantizar la disponibilidad e integridad de los metadatos mínimos obligatorios y, en su caso, los complementarios o necesarios (metadatos de contenido, contexto y estructura) para asegurar la gestión, recuperación y conservación de los documentos y expedientes electrónicos de la Administración.

Respecto al alcance, esta Política será de aplicación en las Entidades que en adelante serán denominadas conjuntamente como Administración Municipal:

a) los órganos administrativos que integran el Ayuntamiento de Zaragoza.

b) los organismos autónomos municipales.

c) el resto de las entidades vinculadas al Ayuntamiento de Zaragoza o dependientes del mismo.

d) las sociedades municipales.

e) las entidades concesionarias de servicios públicos municipales, cuando así lo disponga el título concesional o lo aprueben sus órganos de gobierno.

3. Datos identificativos y validez

3.1. Datos identificativos

Nombre del documento:Política de gestión de documentos del Ayuntamiento de Zaragoza
Versión 1.0
Identificador de la PolíticaL01502973_1.0
URI de referencia de la Políticahttps://www.zaragoza.es/sede/portal/usic/archivo/gestion-documental/
Fecha de expedición 16/10/2025
Ámbito de aplicación Gestión de los documentos y expedientes producidos, recibidos, custodiados o gestionados por el Ayuntamiento de Zaragoza y sus organismos públicos y demás entidades vinculadas o dependientes del mismo

3.2. Periodo de validez

La Política de Gestión de Documentos del Ayuntamiento de Zaragoza entrará en vigor en la fecha de publicación y será válida hasta que no sea sustituida o derogada por una política posterior pudiéndose facilitar un periodo de tiempo transitorio, en el cual convivan las dos versiones, que permita adecuar los diferentes sistemas de gestión de documentos electrónicos utilizados por el Ayuntamiento de Zaragoza a las especificaciones de la nueva versión. Este periodo de tiempo transitorio deberá indicarse en la nueva versión, pasado el cual solo será válida la versión actualizada.

Los anexos podrán ser actualizados sin necesidad de un proceso de revisión formal de la Política. Asimismo, las referencias al Esquema de Metadatos para la Gestión del Documento Electrónico (e-EMGDE) serán actualizadas automáticamente sin necesidad de un proceso de revisión formal cuando se publiquen las sucesivas versiones del esquema.

3.3. Identificador del gestor de la Política

Coordinador/Gestor: Servicio de Archivo y Desarrollo Organizativo
Dirección de contacto archivo@zaragoza.es
Identificador del gestor 62175

4. Funciones y responsabilidades

Los actores involucrados en los procesos de gestión documental contemplados en la presente Política serán como mínimo los siguientes:

4.1. Aprobación e impulso de la Política

  • El Gobierno de Zaragoza, que aprobará la Política.
  • El/La Consejero/a o el/la Concejal/a Delegado/a competente en el ámbito material del Archivo Municipal y la gestión de documentos, que impulsará la Política y tendrá las siguientes responsabilidades:
    • Mantener y promover la política y objetivos de gestión documental para incrementar la conciencia, motivación y cumplimiento de esta Política.
    • Asegurar que las responsabilidades y competencias de la gestión de documentos están definidas, asignadas y comunicadas a toda la Administración Municipal.
    • Asegurar que se establece, implementa y mantiene una política de gestión efectiva y eficiente para alcanzar los objetivos de la Administración Municipal.
    • Asegurar la disponibilidad de los recursos y capacitación necesarios para apoyar y mantener esta Política.
    • Revisar la Política periódicamente y decidir e impulsar las acciones de mejora precisas.

4.2. Aplicación de la Política

Las personas responsables de procesos de gestión, que aplicarán la Política en el marco de los procedimientos de su competencia: Coordinadores de Área, jefes de Departamento y jefes de Servicio, y en general los titulares de aquellas unidades organizativas que tengan asignadas las funciones de las que se derivan los diferentes procesos de gestión.

4.3. Planificación, implantación y administración de los programas de tratamiento de documentos, incluyendo la preservación de documentos a largo plazo

  • Responsable del Archivo Municipal y de la gestión de documentos.
  • Responsable del Registro General.
  • Responsable de tecnologías de la información y comunicaciones.
  • Delegado de protección de datos.
  • Responsable del gobierno del dato.
  • Responsable de la implantación de la administración electrónica.
  • Responsable de seguridad de la información.
  • Los grupos de trabajo en materia de gestión de documentos que se constituyan.

4.4. Ejecución

Todo el personal implicado en tareas de tratamiento de documentos, que aplicará lo establecido en la Política a través de los programas de tratamiento implantados; es decir, personal de la Administración Municipal que crea, recibe y mantiene documentos como parte de su labor diaria.

4.5. Formación de usuarios en materia de gestión de documentos y sistemas

  • Responsable de la formación
  • Responsable de archivo y gestión de documentos
  • Responsable/s de la administración electrónica
  • Responsable de redes y sistemas

5. Procesos de gestión documental

Los procesos de gestión recogidos en los siguientes subapartados se aplicarán en todos los documentos generados o recibidos por la Administración Municipal de Zaragoza a través de los programas, herramientas, sistemas o aplicaciones dedicados al tratamiento y gestión de documentos y expedientes con el fin de garantizar la materialización de esta Política. Estos programas, herramientas, sistemas y aplicaciones se relacionan en el Anexo I, que se mantendrá actualizado por las unidades responsables indicadas en el apartado 4.3. y disponible en la Intranet municipal.

Los procesos de gestión se aplicarán de manera continua y coordinada sobre todas las etapas o periodos del ciclo de vida de los documentos y expedientes generados o recibidos por la Administración Municipal de Zaragoza, desde su inicio hasta su custodia definitiva o destrucción, para garantizar su autenticidad, integridad, seguridad, confidencialidad, calidad, protección a largo plazo, recuperación, accesibilidad, consulta y trazabilidad. Los programas de gestión y tramitación administrativa que generen documentos y expedientes electrónicos de la Administración Municipal deben aplicar esta Política, que estará alineada con las políticas en materia de firma electrónica, interoperabilidad, seguridad y gestión del dato que la organización haya establecido o establezca en un futuro para estos ámbitos.

Los expedientes y/o agrupaciones documentales generadas por la Administración Municipal deben ser íntegramente electrónicos, por lo que no está permitida la producción de agrupaciones o expedientes híbridos o mixtos.

5.1. Captura

La captura es el proceso por el cual los documentos se incorporan al sistema de gestión de documentos. Esta incorporación puede ser realizada desde el registro, a través de aplicaciones de gestión o por medio de digitalizaciones masivas.

Estos documentos capturados, que pueden ser generados o recibidos por la Administración Municipal, deben estar adecuadamente identificados mediante una codificación normalizada. Los documentos deben contar con un identificador único, que se establecerá conforme a lo indicado en el Esquema de Identificación de Entidades del Ayuntamiento de Zaragoza vigente.

Los documentos llevarán asociada al menos la metainformación indicada como obligatoria por el Esquema de Metadatos del Ayuntamiento de Zaragoza en vigor, a fin de garantizar la relación entre el documento, su productor y el contexto de origen a lo largo de todo su ciclo de vida, y permitir su recuperación. Los documentos pertenecientes a un expediente o agrupación documental deben estar ligados a este desde el momento de su captura, a través de los metadatos correspondientes. En ese caso, deberán completarse los metadatos de expediente electrónico indicados como obligatorios en el esquema de metadatos.

Para la autenticación de los documentos electrónicos se estará a lo dispuesto en la Ordenanza de Administración Electrónica del Ayuntamiento de Zaragoza en materia de certificados y firma electrónica.

Los documentos almacenados en el gestor documental y considerados copias simples deberán ser firmados electrónicamente al menos por el sistema de gestión documental que los reciba, dejando así constancia de la integridad del documento en el momento de la captura del mismo.

5.2. Registro

La recepción de documentos en el Ayuntamiento de Zaragoza se puede realizar a través del registro general, regulado por el Reglamento del Registro General (aprobado por el Ayuntamiento Pleno el 27 de septiembre de 2010, publicado en el BOPZ de 11 de enero de 2011). El registro electrónico está regulado por el Decreto de Alcaldía de 21 de diciembre de 2009 (publicado en el BOPZ el 21 de enero de 2010) y por los artículos 63 al 74 de la Ordenanza de Administración Electrónica del Ayuntamiento de Zaragoza. El procedimiento para el registro y digitalización de los documentos recibidos es el indicado en dichas normas.

Los metadatos asociados al registro de los documentos serán los indicados en el Esquema de Metadatos del Ayuntamiento de Zaragoza en vigor.

5.3. Clasificación

5.3.1. Sistema de clasificación

El proceso de clasificación es el conjunto de operaciones encaminadas a agrupar los documentos y expedientes en categorías o series documentales, sistematizadas y jerarquizadas en un cuadro de clasificación funcional disponible en la Intranet municipal y en la sede electrónica del Ayuntamiento de Zaragoza. Todas las unidades documentales y procedimientos administrativos producidos o recibidos por la Administración Municipal se relacionan con su correspondiente serie documental y se integran en el cuadro de clasificación. El cuadro de clasificación y la identificación de series se desarrollan y mantienen por la unidad encargada del Archivo Municipal en colaboración con las entidades gestoras y productoras de documentos. Las series se identifican y gestionan por medio de herramientas que permiten su identificación completa, sus características (incluyendo los datos de acceso, valoración y selección y series documentales relacionadas) y su relación con los procedimientos, entidades, funciones y tipos documentales. Estas herramientas de clasificación y valoración, procedimientos, entidades, funciones y tipos documentales relacionadas en el Anexo I cumplen los requerimientos del Esquema Nacional de Interoperabilidad y normativa de desarrollo y están disponibles para su utilización por los programas de tramitación y gestión de documentos. Serán actualizadas sistemáticamente siempre que haya alguna modificación normativa, estructural o funcional que les afecte.

5.3.2. Criterios para la formación de expedientes

Los criterios para la formación de expedientes son los marcados por el artículo 70 la Ley 39/2015 y el artículo 80 de la Ordenanza de Administración Electrónica.

En cuanto a las agrupaciones documentales, se entiende por tales los conjuntos de documentos que, habiendo sido creados al margen de un procedimiento reglado, se hubiesen formado mediante agregación, como resultado de una secuencia de actuaciones coherentes que conducen a un resultado específico. Los criterios para su formación son los siguientes:

  • Solo deben integrarse en la agrupación documentos finales (no borradores de documentos ni documentación de carácter auxiliar o de apoyo)
  • Los documentos deben estar ordenados dentro de la agrupación de manera secuencial conforme vayan siendo generados o recibidos por la Administración Municipal
  • La agrupación documental debe considerarse cerrada antes de su envío al archivo
  • Los documentos que hayan sido integrados en una agrupación documental no podrán ser eliminados o modificados
  • La agrupación debe estar dotada de los metadatos mínimos obligatorios para expediente

5.4. Descripción

La descripción de documentos es el proceso de representar los documentos, expedientes y agrupaciones documentales mediante información estructurada en metadatos que servirán para su localización y uso a lo largo de su ciclo de vida; es una metainformación que representa el contenido de los documentos y su contexto.

La descripción de los documentos electrónicos se fundamenta en la correcta asignación de metadatos, en la medida en que describen su contexto, su contenido y su estructura y registran su utilización a lo largo del tiempo; son el elemento clave para la preservación de la documentación y para asegurar la autenticidad, fiabilidad, disponibilidad e integridad de la misma.

Para la descripción de los documentos, expedientes y agrupaciones documentales se utiliza el Esquema de Metadatos del Ayuntamiento de Zaragoza, que deberá estar disponible en la sede electrónica del Ayuntamiento de Zaragoza y en la Intranet.

Para la cumplimentación uniforme y adecuada de los valores de los metadatos se utilizan los siguientes recursos del Ayuntamiento de Zaragoza:

  • Entidades Organizativas
  • Callejero
  • Cuadro de clasificación
  • Tipos y subtipos documentales
  • Catálogo de procedimientos
  • Cuadro de funciones
  • Tramitadores
  • Registro general
  • Registro de terceros

Las relaciones entre estos recursos de información y por lo tanto entre los documentos y sus metadatos debe establecerse en los sistemas y herramientas correspondientes, de tal forma que cada tipo de información se mantenga y actualice en un solo recurso que esté comunicado y relacionado con el resto.

Otros recursos utilizados:

5.5. Acceso

Se entiende por acceso el proceso mediante el cual las personas ejercen su derecho a localizar, recuperar y utilizar la información contenida en los documentos.

Los procedimientos de acceso a los documentos se determinan conforme a la normativa vigente en materia de acceso a la información, transparencia y protección de datos, así como a la Ordenanza de Transparencia y Libre Acceso a la Información del Ayuntamiento de Zaragoza y a las instrucciones aprobadas al efecto.

Las medidas de protección de la información son las previstas en el anexo II del Esquema Nacional de Seguridad y en la normativa de seguridad de la información del Ayuntamiento de Zaragoza.

Para la aplicación de estas medidas de protección y para el ejercicio del derecho al acceso, los documentos están sometidos a un control de acceso en función, por una parte, de la calificación de la información y, por otra, de los permisos de los demandantes de la información (actores). La calificación de la información en cuanto al acceso es realizada por los organismos gestores mediante la cumplimentación de los metadatos de acceso incluidos en el Esquema de Metadatos del Ayuntamiento de Zaragoza, considerando la legislación general y sectorial que le afecte y los dictámenes de la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos.

Las herramientas de gestión de documentos y archivos registran las acciones que se realizan sobre cada documento y sus metadatos asociados, manteniendo su trazabilidad.

La publicación de la información obtenida de los documentos en el portal de datos abiertos y su reutilización se realizará conforme a lo establecido en la Ordenanza de Transparencia y Libre Acceso a la Información del Ayuntamiento de Zaragoza y normativa de gobierno del dato.

5.6. Clasificación

El proceso de calificación incluye la valoración de los documentos, el dictamen sobre éstos y la determinación de los documentos esenciales para la organización.

5.6.1. Valoración y dictamen

La valoración documental es un proceso que determina los valores de los documentos producidos o conservados por la Administración Municipal, a través del análisis contextual de los mismo, y da como resultado el dictamen sobre los plazos y condiciones de conservación, transferencia y acceso de las series documentales.

El desarrollo de estas funciones corresponde a la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Ayuntamiento de Zaragoza (CCDA). La CCDA elabora los estudios de series documentales y propone la calificación de éstas mediante los calendarios de conservación. Estos calendarios son aprobados por decreto de la Alcaldía-Presidencia.

Los dictámenes de la CCDA quedan recogidos en la herramienta que gestiona el cuadro de clasificación y en la de tipos y subtipos documentales, de tal manera que los plazos y condiciones establecidas en los calendarios de conservación se convierten en metadatos de acceso, transferencia, conservación y expurgo de cada documento y expediente.

5.6.2. Documentos esenciales

Se entiende por documentos esenciales aquéllos que resultan indispensables para que la Administración Municipal pueda alcanzar sus objetivos, cumplir con sus obligaciones diarias de servicio, respetar la legalidad vigente y los derechos de las personas. La categorización está en conformidad con lo establecido en el Anexo I del Esquema Nacional de Seguridad, particularmente “Análisis de riesgos” y “Calificación de la información” y en la normativa de seguridad de la información del Ayuntamiento de Zaragoza. Esta categorización se realiza a través de la aplicación de subtipos documentales, de tal manera que los documentos esenciales quedan calificados como tales. Las medidas para la gestión de estos documentos incluyen la obtención y conservación de una copia electrónica auténtica y la adopción de cautelas especiales para asegurar su conservación e integridad durante todo el tiempo que sea necesario, ademas de aquéllas otras que establezca el Comité de Seguridad del Ayuntamiento de Zaragoza.

Los siguientes documentos son considerados en todo caso como esenciales:

  • Libros de actas y resoluciones de los órganos de gobierno
  • Libros de Contabilidad, Tesorería y Recaudación
  • Libros de Registro General
  • Presupuesto General: aprobación, ejecución y liquidación
  • Plantilla y relación de puestos de trabajo
  • Nóminas y expedientes personales
  • Títulos de propiedades
  • Inventario de bienes, edificios y terrenos y sus títulos de propiedad
  • Proyectos y planos de los edificios y las infraestructuras municipales
  • Planes de ordenación urbana
  • Convenios con otras entidades
  • Memorias de gestión
  • Padrón de habitantes
  • Reglamentos y ordenanzas
  • Contratos
  • Libros de cementerio

5.7. Conservación

Los plazos de conservación de los documentos son los establecidos por la normativa legal y por los dictámenes de la CCDA aprobados por decreto de Alcaldía-Presidencia, que quedan plasmados en los correspondientes metadatos específicos de conservación dentro del Esquema de Metadatos del Ayuntamiento de Zaragoza.

Para asegurar la conservación de los documentos en papel el Archivo Municipal cuenta con sistemas de almacenaje adecuados, protección contra incendios y antirrobo.

Para asegurar la conservación de los documentos electrónicos se sigue el plan de continuidad y el procedimiento sobre copias de seguridad, medidas de protección de la información, protección de los soportes, conversión a otros formatos y protección de datos de carácter personal previstos en la normativa de seguridad de la información del Ayuntamiento de Zaragoza.

5.8. Transferencia

El proceso de transferencia comprende el conjunto de operaciones necesarias para el traspaso de los documentos generados, recibidos y gestionados por las unidades gestoras, junto con la responsabilidad jurídica de su custodia, al Archivo Municipal. El ingreso de los documentos mediante transferencia normalizada y documentada en el Archivo Municipal supone la constancia de su integridad y autenticidad y asegura la cadena de custodia para la conservación futura.

La transferencia de documentos y expedientes se realiza teniendo presente las medidas previstas en el Esquema Nacional de Seguridad (particularmente las referidas a los mecanismos de autenticidad, integridad y trazabilidad implementados) y en la normativa de seguridad de la información del Ayuntamiento de Zaragoza. Las transferencias se realizan en los plazos y condiciones marcados por los dictámenes de la CCDA y por el Archivo Municipal para asegurar la autenticidad, integridad, fiabilidad y usabilidad de los documentos, y de ellas queda constancia a través de los correspondientes metadatos específicos recogidos en el Esquema de Metadatos del Ayuntamiento de Zaragoza. El Archivo Municipal podrá rechazar aquellas transferencias de documentos que no cumplan los plazos y/o las condiciones establecidas. Entre estas condiciones están las referidas a formatos aceptados, cumplimentación de metadatos obligatorios, elaboración de índices para los expedientes y firma de los documentos.

La documentación en papel que quede por transferir se remitirá junto con la hoja de remisión o transferencia debidamente cumplimentada siguiendo las instrucciones del Archivo Municipal, que podrá rechazar aquellas transferencias que no cumplan los plazos y/o las condiciones establecidas.

5.9. Eliminación o expurgo

La eliminación o expurgo de documentos se realiza siguiendo los dictámenes de la CCDA aprobados por decreto de Alcaldía-Presidencia. El procedimiento de eliminación es el establecido por el Archivo para cada caso junto con los responsables de la seguridad de la información y el responsable de redes y sistemas, en aplicación de lo dispuesto en el Esquema Nacional de Seguridad y en el procedimiento establecido conforme a la normativa de seguridad de la información del Ayuntamiento de Zaragoza. De la eliminación queda constancia en los metadatos correspondientes recogidos en el Esquema de Metadatos del Ayuntamiento de Zaragoza y en la aplicación de archivo, que elabora un registro de expurgo.

La eliminación de documentos se realiza con posterioridad a su ingreso en el Archivo Municipal y bajo la responsabilidad de éste. Excepcionalmente, para la documentación en papel, puede ser realizado por la unidad gestora bajo las directrices y supervisión del Archivo Municipal.

En el proceso de eliminación de documentos y expedientes se debe garantizar la eliminación de todas las copias existentes (en cualquier sistema documental del Ayuntamiento) y la conservación de los metadatos residuales suficientes para mantener la constancia de su existencia anterior.

No se eliminará ningún documento o expediente que se encuentre bajo alguno de estos supuestos:

  • Estar calificado como de conservación permanente por los dictámenes de la CCDA
  • No haber transcurrido el plazo establecido para su conservación, durante el cual puede subsistir su valor probatorio de derechos y obligaciones de personas físicas o jurídicas
  • No existir dictamen de valoración
  • Estar incurso en un litigio o procedimiento judicial

6. Asignación de metadatos

Los metadatos asociados a los documentos y expedientes electrónicos son los especificados en el Esquema de Metadatos del Ayuntamiento de Zaragoza que incluye los metadatos mínimos obligatorios definidos en las Normas Técnicas de Interoperabilidad de documentos y expedientes y los propios del Ayuntamiento de Zaragoza.

La Administración Municipal, a través de los sistemas de gestión de documentos y el resto de las herramientas y aplicaciones, garantiza la disponiblidad e integridad de los metadatos de los documentos y expedientes, manteniendo de manera permanente las relaciones entre cada documento y sus metadatos.

La eliminación de metadatos se realiza conforme a lo indicado en el apartado 5 de esta Política.

7. Documentación

Los procesos de gestión de documentos están documentados y publicados en la Intranet y, en su caso, en la sede electrónica del Ayuntamiento de Zaragoza, a través de los siguientes documentos:

  • Política de Gestión de Documentos
  • Cuadro de clasificación
  • Calendarios de conservación
  • Estudios de series documentales
  • Tipos y subtipos documentales
  • Esquema de metadatos
  • Catálogo de procedimientos
  • Plan de continuidad
  • Procedimiento de transferencias
  • Procedimientos de conservación y eliminación
  • Plan de formación

8. Formación

El plan anual de formación del Ayuntamiento de Zaragoza incluirá acciones de formación para la capacitación del personal responsable, tanto de la ejecución y control de la gestión de los documentos y expedientes electrónicos, como de su tratamiento y conservación en el sistema de gestión documental. Este plan deberá cubrir las necesidades de formación de todos los actores a los que se refieren los apartados 4.2., 4.3. y 4.4. de esta Política.

9. Supervisión y Auditoría

La presente Política, la realización de los procesos de gestión de documentos y las herramientas y aplicaciones de tratamiento y gestión de documentos electrónicos serán objeto de supervisión con una periodicidad bianual. Estas supervisiones quedarán documentadas y sus resultados serán considerados para la evaluación y eventual actualización de la Política, los procesos y las herramientas y aplicaciones.

A requerimiento del órgano competente en gestión documental se realizaran las auditorías que se consideren convenientes. Los resultados de estas auditorías se remitirán a los órganos responsables de la aprobación, actualización e impulso de esta Política con el correspondiente informe y propuesta de actuación.

En los procesos de supervisión o auditoría se tendrán en cuenta las siguientes normas internacionales:

  • UNE-ISO 15489 Información y documentación. Gestión de documentos, que establece directrices que orientan el proceso de supervisión y auditoría.
  • UNE-ISO 30300:2021 Información y documentación. Gestión de documentos, que proporciona una metodología específica para el proceso de evaluación del desempeño, en la que se definen las distintas fases y sus resultados, y se establece un ciclo de mejora continua para los sistemas de gestión documental, además de proporcionar ejemplos de indicadores de evaluación y medición para la autoevaluación.

10. Revisión y actualización de la política

Con el fin de garantizar la adecuación a las necesidades reales y cambiantes de la gestión de documentos, a los cambios normativos y a los cambios en la organización municipal, esta Política será objeto de revisión, actualización y difusión.

Las modificaciones y actualizaciones en la Política de Gestión de Documentos corresponderán al Ayuntamiento de Zaragoza y se realizarán mediante acuerdo del Gobierno de Zaragoza a propuesta del servicio responsable del Archivo y la gestión de documentos.

La aprobación y posteriores modificaciones del Esquema de Metadatos y de los procedimientos de conservación y eliminación se acordarán mediante resolución del órgano competente en gestión de documentos.

11. Anexos

  • ANEXO I

    RELACIÓN DE PROGRAMAS, HERRAMIENTAS, SISTEMAS Y APLICACIONES DEL AYUNTAMIENTO DE ZARAGOZA RELACIONADOS CON LA GESTIÓN Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS

    Fecha: Octubre 2025

    • Gestor de documentos Alfresco
    • Clasificación
    • Tipos documentales
    • Subtipos documentales
    • Entidades organizativas
    • Archivo electrónico
    • Procedimientos administrativos
    • Callejero
    • CAPAZ
    • Archivo 3000
  • ANEXO II

    ESQUEMA DE METADATOS

  • ANEXO III

    CUADRO DE CLASIFICACIÓN

  • ANEXO IV

    RELACIÓN DE TIPOS DOCUMENTALES

  • ANEXO V

    CALENDARIOS DE CONSERVACIÓN

  • ANEXO VI

    REFERENCIAS NORMATIVAS

    El marco legal actual viene establecido por la siguiente normativa:

    Normativa estatal:

    Normativa de la Comunidad Autónoma de Aragón:

    Normativa municipal:

    Normas técnicas, modelos y guías de aplicación

    • UNE-ISO 30300:2021 Información y documentación. Gestión de documentos. Conceptos fundamentales y vocabulario.
    • UNE-ISO 30301:2019 Información y documentación. Sistemas de gestión para los documentos. Requisitos.
    • UNE-ISO/TR 13028: 2011 IN Información y documentación. Directrices para la implementación de la digitalización de documentos.
    • UNE-ISO 23081-1:2018 Información y documentación. Procesos de gestión de documentos. Metadatos para la gestión de documentos. Parte 1: Principios.
    • UNE-ISO 23081-2:2021 Información y documentación. Procesos de gestión de documentos. Metadatos para la gestión de documentos. Parte 2: Elementos conceptuales y de implementación.
    • UNE-ISO/TR 23081-3: 2012 IN. Información y documentación. Metadatos para la gestión de documentos. Parte 3: Método de auto-evaluación.
    • UNE-ISO 16175-1:2021 Información y documentación. Procesos y requisitos funcionales para software para la gestión de documentos. Parte 1: Requisitos funcionales y directrices asociadas para cualquier aplicación que gestione documentos electrónicos.
    • UNE-ISO/TS 16175-2:2021 Información y documentación. Procesos y requisitos funcionales para software para la gestión de documentos. Parte 2: Guía para la selección, diseño, implementación y mantenimiento de software para la gestión de documentos.
    • UNE-ISO 16175-3: 2012. Información y documentación. Principios y requisitos funcionales para documentos en entornos de oficina electrónica. Parte 3: directrices y requisitos funcionales para documentos en los sistemas de la organización. (Anulada sin equivalencia).
    • UNE-ISO 13008: 2013. Información y documentación. Proceso de migración y conversión de documentos electrónicos.
    • UNE-ISO 17068:2020 Información y documentación. Repositorio de tercero de confianza para documentos electrónicos.
    • UNE-ISO/TR 18128: 2014 IN. Información y documentación. Apreciación del riesgo en procesos y sistemas de gestión documental.
    • UNE-ISO 15489-1: 2016. Información y documentación. Gestión de documentos. Parte 1: conceptos y principios.
    • UNE-ISO/TR 15489-2:2006. Información y documentación. Gestión de documentos. Parte 2: Directrices.
    • UNE-ISO/TR 26122:2008 IN. Información y documentación. Análisis de los procesos de trabajo para la gestión de documentos.
    • UNE-ISO/TR 18492:2008 IN. Conservación a largo plazo de la información basada en documentos.

    Normas técnicas de desarrollo del Esquema Nacional de Interoperabilidad:

    • Resolución de 19 de julio de 2011, de la Secretaría de Estado para la Función Pública, por la que se aprueba la Norma técnica de interoperabilidad de digitalización de documentos. Documentación complementaria: –Guía de aplicación de la NTI de digitalización de documentos (2ª ed.) (2016). BOE núm. 182, de 30/07/2011.
    • Resolución de 19 de julio de 2011, de la Secretaría de Estado para la Función Pública, por la que se aprueba la Norma técnica de interoperabilidad de documento electrónico. Documentación complementaria: –Guía de aplicación de la NTI de documento electrónico (2ª ed.) (2016). BOE núm. 182, de 30/07/2011.
    • Resolución de 19 de julio de 2011, de la Secretaría de Estado para la Función Pública, por la que se aprueba la Norma técnica de interoperabilidad de procedimientos de copiado auténtico y conversión entre documentos electrónicos. Documentación complementaria: –Guía de aplicación de la NTI de procedimientos de copiado auténtico y conversión entre documentos electrónicos (2ª ed.) (2016). BOE núm. 182, de 30/07/2011.
    • Resolución de 19 de julio de 2011, de la Secretaría de Estado para la Función Pública, por la que se aprueba la Norma técnica de interoperabilidad de expediente electrónico. Documentación complementaria: –Guía de aplicación de la NTI de expediente electrónico (2ª ed.) (2016). BOE núm. 182, de 30/07/2011.
    • Resolución de 28 de junio de 2012, de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas, por la que se aprueba la Norma técnica de interoperabilidad de política de gestión de documentos electrónicos.Documentación complementaria: –Esquema de metadatos para la gestión del documento electrónico (e-EMGDE) Versión 2.0 (2016). –Guía de aplicación de la NTI de política de gestión de documentos electrónicos (2ª ed.) (2016). –MODELO A de política de gestión de documentos electrónicos para entidades locales (PGD-eL) (2016). –MODELO B de política de gestión de documentos electrónicos para entidades local Es (PGD-eL) (2017). –Guías de aplicación de la política de gestión de documentos electrónicos, para facilitar su implantación a la luz de la experiencia y la aplicación de las leyes 39/2015 Y 40/2015.
    • Resolución de 27 de octubre de 2016, de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas, por la que se aprueba la Norma técnica de interoperabilidad de política de firma y sello electrónicos y de certificados de la administración.