Con el objetivo de racionalizar y simplificar la actuación administrativa, mantener y acrecentar el patrimonio documental, mejorar la interoperabilidad organizativa y contribuir a la transformación digital, el Servicio de Archivo y Desarrollo Organizativo se ocupa del mantenimiento y mejora de la gestión de documentos, así como del sistema de información administrativa, que incluye procedimientos, funciones, entidades organizativas y actuaciones administrativas automatizadas.
Para conseguir estos objetivos, la gestión de documentos se inicia en el mismo momento de la producción de los documentos en las oficinas, controlando su creación, la eliminación de lo innecesario y garantizando la conservación y uso de lo que debe llegar al archivo. Los sistemas de gestión de documentos en las administraciones públicas deben recoger tanto los analógicos (soporte papel, tradicional) como los generados en entornos digitales, si bien es verdad que la normativa más extensa y específica incide en la necesidad y obligatoriedad de un cambio de signo en la actividad administrativa, de tal manera que la gestión electrónica se postula como medio de acción principal y prácticamente único en la administración pública.
Los procesos de gestión de documentos electrónicos conllevan la familiarización con nuevos conceptos que conviven con los clásicos de la gestión documental: captura, registro, clasificación, descripción y asignación de metadatos, evaluación, conservación, acceso y control de trazabilidad. Por otro lado, en el ámbito electrónico, la gestión de los documentos de las instituciones queda intrínsecamente ligada al modo en que los sistemas de información comparten e intercambian datos y conocimiento: conocido esto como la interoperabilidad.
La unión de ‘gestión de documentos’ y ‘administración electrónica’ permite beneficios como la mejora en la prestación de servicios públicos, la transparencia, la participación ciudadana y el debido control democrático de las decisiones y actos públicos. Los objetivos de la gestión de documentos son:
- conseguir un diseño normalizado de los documentos
- evitar la creación de documentos innecesarios, la duplicidad y la presencia de versiones caducadas
- simplificar los procedimientos
- controlar el uso y la circulación de los documentos
- organizar, esto es clasificar, ordenar y describir, los documentos para su adecuada explotación al servicio de la gestión y toma de decisiones
- la conservación y la instalación de los documentos a bajo coste en los archivos intermedios
- valorar, seleccionar y eliminar los documentos que carezcan de valor para la gestión y para el futuro
- asegurar la disponibilidad de los documentos esenciales en situaciones de emergencia
Para la mejor consecución de estos objetivos, y en cumplimiento de lo establecido en el Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad y en la consiguiente Resolución de 28 de junio de 2012, de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Política de gestión de documentos electrónicos, el Gobierno de Zaragoza aprobó en sesión de 16 de octubre de 2025 la Política de Gestión de Documentos del Ayuntamiento de Zaragoza.