Archivo, Biblioteca, Hemeroteca

El cuestionario es cumplimentado por el personal técnico del Archivo basándose en la información suministrada por el Servicio productor (ver Instrucción "Forma de realizar el análisis...").

Las áreas de valoración y la de acuerdos son cumplimentadas como propuestas elevadas a la Comisión.

1. Área De Identificación

   Esta área debe dar todos los datos necesarios para que la serie documental quede establecida sin error ni confusión con otras series.

   1. Denominación [Nombre del tipo documental]

      Esta denominación debe ser normalizada, el nombre será el oficial y, si no existe, tal y como se conozca en el propio Servicio. Debe evitarse incluir en la denominación la palabra "Expediente de..."

   2. Código

      No se cumplimenta

   3. Definición [Función y finalidad por la que ha sido creado el tipo (explicación del campo de denominación)]

      Este campo debe aclarar perfectamente y completar lo indicado en el campo "denominación": ámbito de aplicación, desglose de supuestos en que es pertinente... Si existe una denominación paralela se indicará aquí (por ejemplo, el impuesto de incremento del valor de los terrenos, comúnmente denominado plusvalía).

   4. Productor [Este campo está destinado a especificar el órgano administrativo que es responsable de la producción de la serie].
      1. Área: Obligatorio
      2. Departamento: Cuando exista
      3. Servicio [que genera la documentación]: Obligatorio
      4. Unidad: Cuando exista
      5. Sección: Si no existe Unidad
2. Área De Características:

   En esta área se consignarán aquellos aspectos relacionados con el soporte físico y su volumen por un lado, y por el otro con las cuestiones referentes a la extensión en el tiempo, normativa, procedimiento, contenido y organización de la serie.

   1. Características Físicas:
      1. Soporte [Indicación del soporte en el que se ha generado la serie.] Puede haber mas de un soporte, en cuyo caso se indicará
         1. Papel:
            • Formato: dina4
            • Listado continuo
            • Original/copia
            • Gráfico, texto, imagen?
         2. Informático:
            • Soporte
            • Original/copia
            • Localización
            • Responsable
      2. Crecimiento anual: metros lineales por año de la serie documental
   2. Características De La Serie:
      1. Fecha inicio / fecha final: [se indican los años que abarca la serie objeto de evaluación, cuando se conozcan]. En el caso de que la fecha sea aproximada o no confirmada se consignará entre corchetes. La fecha final solo se indicará en el caso de que la serie esté cerrada, es decir, haya desaparecido como tal. Se considera serie cerrada solo en el caso de que el objeto de la actividad que ha motivado la constitución de la misma se haya dejado de producir, es decir, cuando la función haya desaparecido. No tendrán esa consideración las series documentales que hayan pasado a ser competencia de otro servicio o a integrar una serie nueva. (véase mas adelante, campo "Observaciones")
      2. Oficina productora: [La que genera la documentación]. Se indicará cuando no sea la misma que se ha consignado en el campo "Productor".
      3. Legislación: indicar disposiciones generales que afecten a todo el servicio y por tanto a todas las series documentales y las específicas de cada serie. Diferenciar la normativa local, autonómica y estatal. Se atenderá especialmente a la normativa específica. Incluye normas internas.
      4. Trámite: Breve explicación del procedimiento que se sigue en la tramitación: informes de otros servicios específicos y determinantes en los expedientes objeto de la serie estudiada, órgano resolutorio, comunicaciones y posibilidad de recursos.
      5. Documentos básicos: Relación ordenada de los documentos básicos que, en función del procedimiento, forman la unidad documental que compone la serie. No será necesaria la indicación de los documentos de enlace.
      6. Ordenación de la serie: Tipo de ordenación de las unidades documentales de la serie objeto de estudio, en los diversos niveles de que se compone, por ejemplo: alfabética por nombres de calles y dentro de ésta, numérica (número de expediente), o cronológica por años y dentro de ella numérica por número de expediente?. Indicar cualquier cuestión reseñable, como cambios en el sistema de ordenación
      7. Número de ejemplares y lugares donde se conservan: en este punto se debe indicar el lugar de conservación de otros ejemplares, tanto en otras instituciones (por ejemplo impuestos de gestión compartida) como en otros servicios del mismo ayuntamiento.
3. Área De Relacion Con Otra Documentación:

   Nombre de las series documentales que por su contenido o por su tramitación incluyan información idéntica, parcial, complementaria o recopilatoria de la serie objeto de identificación.

   1. Series Precedentes: Nombre de la/s serie/s documentales cronológicamente anteriores a la que es objeto de identificación, que desarrollen unas funciones y finalidades similares. Por ejemplo: en el impuesto de bienes muebles, el precedente será el impuesto de radicación.
   2. Series Descendentes: Idem respecto a series cronológicamente posteriores.
   3. Series Relacionadas: Indicar otras series o agrupaciones documentales que por su contenido se puedan considerar relacionadas; especialmente aquellas que contengan la misma información. Incluídas las series de otros archivos y administraciones que se conozcan.
   4. Documentos Recopilatorios Nombre de las series documentales y documentos que supongan una recopilación de la información básica contenida en la serie objeto de identificación. Por ejemplo, libros de registros, memorias, etc?
4. Área De Valoracion:

   [Procedimiento mediante el cual, basándose en la información recogida y en la opinión de diversos expertos, se analiza y decide el plazo durante el cual la documentación posee determinados valores] Los plazos se indicarán en años, excepto cuando se considere que el valor es permanente, en cuyo caso se expresará con una P; en algunas series el plazo dependerá de una circunstancia que no se conoce, por ejemplo, el momento de la baja en un impuesto, de la jubilación en un funcionario, etc? En esos casos se indicará con una expresión breve ("baja", "jubilación") y se ampliará el concepto en el campo "Observaciones".

   1. Valor Administrativo:

      Valor unido a la finalidad inmediata por la cual la serie documental ha sido generada. Es decisiva la opinión del Jefe del Servicio que corresponda, la decisión última es de la CCDA.

   2. Valor Legal / Jurídico:

      Valor atribuible a la serie documental porque contiene pruebas que garantizan los derechos y deberes de la Administración y de los ciudadanos.

   3. Valor Informativo / Histórico:

      Valor atribuible a la serie documental, refleja competencias y funciones del organismo productor, su estructura, su actuación y contribuye a la investigación y al estudio de cualquier ámbito del conocimiento humano. En la definición de este valor se tendrá en cuenta especialmente la opinión del historiador miembro de la CCDA

5. Área De Acuerdos:

   Son una consecuencia del apartado anterior. Se indicará en cada caso los plazos (en años) desde el año de creación de los expedientes hasta aquél en que se acuerda que éstos deben ser transferidos, expurgados o accesibles.

   1. Transferencia: Se indicará Si o No, en referencia a si los expedientes deben llegar al archivo o permanecer en la oficina productora hasta su destrucción
   2. Plazo: Años transcurridos entre la creación de los expedientes o documentación y su paso al archivo (entendiendo que éste se hará siempre por años completos)
   3. Selección: Este apartado se refiere a las decisiones sobre la necesidad de conservar o no la documentación y hasta qué momento, así como a las técnicas de muestreo aplicables en cada caso
      1. Expurgo: Se indicará Si, No o Parcial. El expurgo parcial se refiere a que dentro de cada expediente se destruirá una parte y otras no. Ejemplo: expedientes de oposiciones, se destruyen los exámenes pero no la parte administrativa
      2. Plazo: Años transcurridos desde la creación de los expedientes o documentación y su destrucción
      3. Muestreo: En este apartado se indicará si se realiza un muestreo o no de la documentación expurgada, y las características de éste. Por ejemplo: un año de cada 10, Muestreo aleatorio, la documentación de una letra elegida al azar, la misma cada año durante x años, etc
   4. Acceso: Indicar criterios de acceso y consultabilidad de la documentación , teniendo en cuenta la normativa vigente
      1. Restringido: Indicar si existe algún impedimento para la libre consulta por parte de los ciudadanos. En este campo se indicará SI o NO
      2. Condiciones: Indicar a quién, durante cuánto tiempo, porqué y qué: Plazos, personas (ciudadanos, interesados, servicios gestores), fundamentación jurídica, necesidad de informe previo, partes de la serie o de los expedientes cuyo acceso está restringido
6. Área De Notas:
   1. Estudio Cumplimentado Por: Nombre de las personas que han realizado el estudio del tipo, tanto por el Servicio como por el Archivo
   2. Observaciones: En este campo se deben indicar todas aquellas cuestiones que no han quedado suficientemente claras anteriormente. Especialmente: dependencia orgánica anterior: Indicar si ha pertenecido a otro Servicio; cambios en la denominación del tipo ( la denominación era distinta o si ha desaparecido) Circunstancias excepcionales que se han producido en esa documentación...
   3. Fecha Aprobación Comisión: AAAAMMDD