Archivo-Biblioteca-Hemeroteca
Reproducción (USRD)
La Unidad de Sistemas de Reproducción de Documentos (en adelante USRD) pretende dar el mejor servicio a sus usuarios, por este motivo desde hace más de quince años viene adaptándose a los retos que las nuevas tecnologías le plantean, ofreciendo la reproducción del patrimonio documental en prácticamente cualquier formato. La intención es que los usuarios externos (ciudadanos, otras instituciones, etc.) puedan obtener una reproducción que satisfaga sus intereses. Para ello ofrecemos un amplio abanico de opciones, lo que en la práctica significa que en todo momento procuramos adaptarnos a sus necesidades técnicas.
Actualmente sólo se admiten las solicitudes de reproducción realizadas de forma presencial en nuestras instalaciones.
El patrimonio documental y bibliográfico del Excmo. Ayuntamiento de Zaragoza es una fuente de información insustituible que de poco serviría si no se tuviese en cuenta su preservación, conservación y difusión.
La preservación, conservación y difusión son las pautas que dirigen el trabajo de esta unidad pero con dos líneas paralelas claramente diferenciadas:
1. Una línea de trabajo interno, planificado y consensuado como elemento fundamental de preservación (proteger anticipadamente) encaminada a garantizar a largo plazo el acceso de nuestros fondos por medios alternativos.
2. Se utilizan las técnicas de reproducción de documentos para que los usuarios externos (ciudadanos, otras instituciones, etc.) puedan obtener una reproducción que satisfaga sus intereses. Para ello ofrecemos un amplio abanico de opciones, lo que en la práctica significa que en todo momento procuramos adaptarnos a sus necesidades técnicas.
Cuando se trata el tema de la preservación (conservación preventiva) hay que tener en cuenta una serie de factores que nos permitirán comprender mejor las posibilidades a adoptar:
Los materiales están vivos y esto implica que se produzcan cambios.
El tiempo tiene una especial incidencia en estos cambios.
La diversidad de materiales que están presentes en el Palacio de Montemuzo hace que la tarea resulte complicada.
La experiencia nos dicta que los materiales no pueden ser conservados para siempre.
Los presupuestos destinados a estas tareas rara vez cubren las necesidades reales, por lo que es de vital importancia el marcar prioridades reales y ajustadas a nuestros medios y capacidades.
Todo lo anteriormente expuesto nos obliga a tener que decidir sobre:
QUÉ deber ser conservado.
En QUÉ formato.
Y bajo QUÉ condiciones.
Los elementos que integrarían un programa de preservación serían los siguientes:
Realizar las adaptaciones necesarias para asegurar un correcto almacenamiento, teniendo en cuenta no sólo el continente sino también el contenido.
Asegurar unos mínimos niveles de control sobre los elementos más conflictivos: Humedad Relativa (en adelante HR), temperatura, microorganismos, luz, etc.
Adecuar la formación del personal y no olvidar el fomentar una ?actitud neutra de consulta? en nuestros usuarios.
Una política activa de reproducción de documentos.
Esta política activa se manifiesta con varias líneas de actuación:
1. Un programa planificado de microfilmación/digitalización de nuestros fondos.
2. Un amplio abanico de opciones para que los usuarios puedan acceder a las reproducciones que mejor se adapten a sus necesidades técnicas.
3. Establecer una política de tasas (precios) que favorezcan el uso de sistemas que premien la preservación frente al deterioro.
En definitiva la reproducción de documentos no debe considerarse un fin en sí misma, sino que forma parte del engranaje de la maquinaria que garantiza la conservación de nuestro patrimonio.
Microfilmación y Digitalización
Cómo máximos exponentes para la tarea de preservar contamos con estas dos técnicas. Cada una cubre unas necesidades específicas.
Desde la unidad de sistemas de reproducción de documentos se trabaja en la misma línea que muchas otras instituciones, nacionales e internacionales. En lo que se ha venido a llamar ?el enfoque híbrido/mixto? . Como mayores exponentes de los inicios en esta tendencia aceptada internacionalmente podríamos citar a las universidades de Cornell y de Yale.
"Conversión de material digital en microfilme"
http://www.library.cornell.edu/preservation/com/comfin.html
Conversión a digital partiendo de microfilme, el denominado Libro abierto (Open Book)
http://www.clir.org/pubs/reports/conway2/
El enfoque híbrido tiene la característica de ser flexible, pues no presupone preferir para el primer paso una o otra técnica: admite que se comience por el microfilme o por la reproducción digital, lo que nos deja las opciones abiertas a factores como el estado de los originales, nuestros recursos o la existencia de acciones anteriores (o actuales) que pudiesen haber creado copias en microfilme.
Actualmente el microfilme es el único medio que nos garantiza accesibilidad en el tiempo debido a su gran estabilidad tanto física como ante los cambios tecnológicos. El soporte digital es una herramienta imbatible como elemento de difusión, pero no como elemento de conservación ya que su punto débil es que lo que hoy sirve, mañana es anticuado. Es lo que se denomina obsolescencia digital y que todavía no se ha podido resolver.
http://www.library.cornell.edu/iris/tutorial/dpm/
¿En que consiste el enfoque híbrido?
Podemos microfilmar y luego el microfilme resultante se digitaliza mediante dispositivos automáticos. Garantizamos la conservación a largo plazo (microfilme) y la accesibilidad (digital).
Podemos digitalizar directamente y luego los ficheros resultantes se pasan a microfilme de 35mm mediante dispositivos automáticos. Hasta hace poco esta conversión sólo podía realizarse a rollos de microfilme de 16mm, pero la industria está muy cerca ya de poder garantizarnos rollos de 35mm con calidad (formato con mayores prestaciones para documentación histórica) partiendo de ficheros digitales. Garantizamos la conservación a largo plazo (microfilme) y la accesibilidad (digital).
Podemos digitalizar y microfilmar directamente y a la vez mediante el uso de cámaras híbridas. Garantizamos la conservación a largo plazo (microfilme) y la accesibilidad (digital).
En estos momentos desde la USRD nos decantamos por la primera opción por ser la más consolidada y por permitirnos actuar rápidamente, cubriendo tanto las necesidades internas de preservación como las necesidades de los usuarios.
La experiencia no está demostrando que ambas técnicas tendrán que convivir durante mucho tiempo, cuánto no lo sabemos. Imaginamos que en el futuro el mundo digital habrá resuelto el problema de la obsolescencia de software y hardware.
Esta misma experiencia nos indica que en el caso de la microfilmación la normalización existente nos permite tener claro los parámetros a usar (y a conseguir). En el caso de la digitalización no existen mecanismos universales que permitan, con las colecciones históricas, establecer parámetros técnicos generales. Cada proyecto que se inicie, además de informarse de lo avanzado en otros lugares, deberá establecer sus propios parámetros, de acuerdo con sus objetivos.
A este respecto puede servir de referencia lo aportado por la universidad de Cornell:
Sobre procedimientos de digitalización: Moving Theory into Practice: Digital Imaging for Libraries and Archives (Llevando la Teoría a la Práctica: Digitalización de Imágenes para Bibliotecas y Archivos) por Anne R. Kenney y Oya Y. Rieger (RLG, 2000).
Sobre normalización de parámetros para digitalizar, por ejemplo con lo que denomina el índice de calidad (QI) y que ya es aplicado por multitud de centros en todo el mundo.
http://www.library.cornell.edu/preservation/tutorial-spanish/conversion/conversion-04.html y siguientes.
Estamos llegando al final y he dejado de una manera intencionada el tema de la difusión. El motivo principal de esto es que muchas veces se pasa por alto la importancia que tiene lo que yo denomino "la difusión".
En la USRD siempre hemos dicho que nuestra misión es conservar y difundir, y por este orden. Y precisamente el entorno digital ayuda de manera muy importante a que esta difusión pueda llegar a todos los ciudadanos.
De la difusión dependerá en buena parte la valoración final que los usuarios realicen de nuestra tarea. Si pensamos en una difusión destinada a ellos, también será lógico que la manera de difundirlos cubra sobre todo sus necesidades. Un planteamiento muy útil es contar con la colaboración de los propios usuarios, ya que muchas veces no coincidimos institución y usuarios en dar el mismo significado a la palabra "utilidad".
Todos los esfuerzos que realicemos para ofrecer una imagen nítida, fidedigna y útil (entre otros muchos parámetros) serán pocos.
Desde la USRD hemos apostado por el uso de nuevos formatos (DjVu; http://www.lizardtech.es/solutions/doc/) que creemos ofrecen rapidez de consulta, calidad y versatilidad para buena parte del patrimonio documental que conservamos. Sólo el tiempo nos dirá si hemos acertado o errado en la solución adoptada.
A pesar de las innegables ventajas que presenta el formato DjVu para su uso en Internet e intranet, seguimos trabajando para que el mismo adopte elementos que a nuestro juicio pueden facilitar la consulta. Por ejemplo, mejoras en las opciones de impresión, en las de retoque pre-programadas (filtros), etc. Recordemos que es un formato abierto
(http://djvulibre.djvuzone.org/)
El entorno digital está avanzando tan rápidamente que incluso esto que estamos viendo ya casi está anticuado. ¿Qué nos depara el futuro? Cosas tan interesante como el denominado negativo digital (DNG) http://www.adobe.com/products/dng/main.html con el formato RAW nos acercan cada vez más a lo que denominábamos al inicio como "el enfoque híbrido".
¿Qué seleccionamos para ser microfilmado/digitalizado?
Cuando estamos en una institución con un importante patrimonio documental o bibliográfico y debemos garantizar su permanencia para el futuro la experiencia nos dicta que los criterios utilizados para esa selección coincidirán con alguna de estas razones:
Por la gran importancia histórica que tenga el documento.
Por estar muy deteriorados. Este suele ser uno de los factores más tenidos en cuenta en nuestros centros.
Por presentar un volumen muy alto de consultas.
Raros o únicos, con riesgo de perdida o robo.
Excesivamente voluminosos.
Documentos específicos diseminados en varias series (reproducción selectiva).
Por tener un gran valor económico.
Habitualmente los documentos a reproducir suelen presentar una combinación de estos motivos: valiosos y muy consultados o muy consultados y deteriorados, etc.
No debemos finalizar sin remarcar que además de las técnicas de microfilmación y digitalización el uso de la fotografía, tanto la química como la digital, suponen un gran aliado para la consecución de los fines marcados desde un principio: la preservación del patrimonio documental, bibliográfico y hemerográfico conservado en el Palacio de Montemuzo.
Palacio Montemuzo. Calle Santiago, 34. 50071 Zaragoza. Fax: 976 200602. Tel. 976 721256.
archivo@zaragoza.es biblioteca@zaragoza.es hemeroteca@zaragoza.es repro-documentos@zaragoza.es
Archivo Central. Edificio Seminario Vía Hispanidad, 20 Sótano 1 50009 Zaragoza Tel: 976724273
