Archivo-Biblioteca-Hemeroteca

Memoria de Actividades de la Unidad de Sistemas de Información año 2007

Índice

• 3.1.- Gestión conjunta
• 3.2.- El Archivo Municipal
• 3.3.- La Biblioteca Municipal
• 3.4.- La Hemeroteca Municipal
• 3.5.- Compromisos de la Carta de Servicios
• 3.6.- Calidad percibida por los usuarios
• 3.7. Acciones de difusión del patrimonio documental, bibliográfico y hemerográfico municipal y de las unidades y servicios gestionados.
• 3.8.- Actuaciones de mejora de los sistemas de gestión
• 3.9.- Mantenimiento de fondos e instalaciones
• 3.10.- Otros hitos de gestión

3.- LA UNIDAD DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN DE LA CIUDAD

Esta Unidad tiene como misión recopilar, conservar, procesar, organizar, difundir y acrecentar la información relativa a nuestra ciudad, para ponerla a disposición de los ciudadanos y de los servicios municipales. El mayor caudal de esta información lo genera el Ayuntamiento en el ejercicio de su actividad.
La Unidad de Sistemas de Información está integrada por el Archivo, Biblioteca y Hemeroteca Municipales, cuyas unidades están dotadas de servicios de consultas y de reproducciones comunes así como de un espacio unitario para la atención y uso del público.
En la Unidad se ha implantado desde Octubre de 2006 un sistema de gestión de la calidad basado en la norma ISO 9001:2000. El sistema ha sido certificado por AENOR con fecha 15 de junio de 2007

3.1.- Gestión conjunta

3.1.1.- INDICADORES DE GESTIÓN

3.1.1.1. Consultas

La Unidad ha atendido a lo largo del año 2007, 8.846 consultas, de las cuales 8.499 han sido presenciales y 347 no presenciales.

3.1.1.2. Microfilmación y digitalización

En cuanto a las tareas de microfilmación y digitalización , los datos son los siguientes:

3.1.1.3. Reproducción de fondos

La reproducción de fondos en los distintos soportes presenta los indicadores que se contemplan en el cuadro adjunto.

3.1.1.4. Visitas guiadas

Durante el año 2007 se realizaron 20 visitas al Palacio de Montemuzo, con un total de 293 visitantes. A todos ellos se les planteó una encuesta para la evaluación de las visitas, cuyos resultados son los siguientes:

• en relación al grupo de edad, el 44,79% corresponde a población de 12 a 17 años; el 25,69%, de 18 a 25 años; el 17,71 %, de 26 a 65 años; y el 11,11%, de 65 años en adelante.
• respecto al medio por el cual han conocido la existencia de este centro, el 57,99 % a través de los Colegios, Centros de 3ª edad y Asociaciones; el 27,78% a través de la Universidad y el 5,56% a través de otros medios.
• en cuanto a la calificación de las instalaciones, el 9,72% las califica como normales, el 43,75% como buenas y el 45,14% como muy buenas.
• respecto a como les parece a los usuarios la visita, al 0,34% le parece nada interesante, al 6,25% poco interesante, al 49,65% interesante y al 43,75% muy interesante.
• por último y en relación al tiempo dedicado a la visita, el 13,19% de los usuarios opinan que breve, el 80,21% adecuado y el 6,60% excesivo.

3.2.- El Archivo Municipal

3.2.1.- INDICADORES DE GESTIÓN

El Archivo Municipal ha atendido a lo largo de 2007, 5834 consultas, cifra inferior a la del año pasado:

Las consultas han sido resueltas directamente en el 95,29 % de los casos. Los casos en que la información obra en otra institución y hay que derivar la consulta, junto con los casos en que no existe información de respuesta suman un 4,72 %. Las consultas no resueltas se reducen a un 0 %. El tiempo medio de duración de cada consulta ha sido de 11 minutos.

A lo largo del año 2007 han ingresado en el Archivo 2049 unidades de instalación, que suponen 212 metros lineales (frente a 382 en el año 2006); por el contrario, han sido objeto de expurgo 177 metros lineales (218 en el 2006). La ratio expurgo/ingreso en el 2007 ha sido del 83,49 % (57,06 % en el 2006).

Los expedientes prestados a otras unidades municipales a solicitud de las mismas han sido 1176 (1.307 en el 2006). El 99,74 % de los préstamos han sido atendidos en el día o en el siguiente.

En relación al ingreso de fondos, destaca la disminución del volumen de metros lineales ingresados (de 382 m.l. a 212 m.l.). Sin embargo el porcentaje de documentación expurgada respecto a la ingresada ha aumentado respecto al año anterior (de un 57,06 a un 83,49 % ) debido fundamentalmente al menor número de metros lineales ingresados.

Respecto a la labor archivística, se ha trabajado de manera especial en las siguientes cuestiones:

• Documentación de urbanismo 1951-1969 (1732 cajas): revisión, acondicionamiento en cajas nuevas, equivalencias de emplazamiento.
• Expedientes de Urbanismo: 2447 expedientes trabajados, acondicionados, descritos y con equivalencia de emplazamiento realizada
• Archivo fotográfico: descripción del fondo Jaria (1718 registros)
• Descripción de los expedientes de Urbanismo de 1903 y 1904.
• Inicio de la revisión de los depósitos, colocación de etiquetas de barras, rotulación de estanterías.
• Continuación de la implantación de la aplicación informática.

Respecto al estudio de las series documentales, durante 2007 el trabajo se ha centrado en la creación de un cuadro de clasificación y en la asignación de un código de clasificación desde el Registro, lo cual facilitará en el futuro todas las tareas de expurgo y transferencias documentación desde los servicios municipales. No se ha llegado a reunir la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos, pero se ha avanzado en el ámbito de Servicios Públicos; Cultura y Personal, así como se han iniciado los estudios relativos a Asuntos Generales (Servicios Jurídicos), Fomento y Deportes, Normativa y Asistencia Tributaria, Presidencia y Consumo.

3.3.- La Biblioteca Municipal

La Biblioteca Municipal ha atendido a lo largo del año 2007 787 consultas, de las cuales 720 han sido presenciales y 67 no presenciales

Las consultas han sido resueltas en un 98,73 % de los casos, siendo derivadas o no existiendo información en un 1,27 % de los casos. El 99,86 % de las consultas presenciales han sido atendidas en menos de 20 minutos. El tiempo medio de duración de las consultas presenciales ha sido de 4 minutos. El 98,51 de las consultas no presenciales han sido atendidas en menos de 1 semana.

Han ingresado en la Biblioteca Municipal 558 monografías (763 en el año 2006) y se han realizado 79 préstamos al personal municipal (56 en el año 2006). El 100 % de los préstamos han sido atendidos en el día.

3.4.- La Hemeroteca Municipal

La Hemeroteca Municipal ha atendido a lo largo de 2007 2228 consultas, de las cuales 2094 han sido presenciales y 134 no presenciales.

Las consultas han sido resueltas en el 99,60 % de los casos, siendo derivadas o no existiendo información en el 0,40 % de los casos. El 99,86 % de las consultas presenciales han sido atendidas en menos de 20 minutos. El tiempo medio de duración de las consultas presenciales ha sido de 0,04 minutos. El 99,25 % de las consultas no presenciales han sido atendidas en menos de 1 semana.

Han ingresado en la Hemeroteca a lo largo de 2007, 6622 publicaciones periódicas (5.399 en el año 2006)

Indicadores técnicos Biblioteca y Hemeroteca

Los indicadores relativos al trabajo técnico en Biblioteca y Hemeroteca (dado que comparten herramientas informáticas) son los siguientes:

3.5.- Compromisos de la Carta de Servicios

En la Carta de Servicios de la Unidad, aprobada por Decreto del Teniente de Alcalde del Área de Régimen Interior y Fomento de 13 de mayo de 2005 se recogen los siguientes compromisos de servicio:

• Mantener el orden y la organización de los fondos existentes así como acrecentar el patrimonio documental, bibliográfico y hemerográfico municipal. Como ya se ha señalado, a lo largo de 2007 han ingresado en el Archivo 212 metros lineales de documentos, en la Biblioteca Municipal 558 monografías y en la Hemeroteca 6.622 publicaciones periódicas y 11 títulos nuevos
• Atender las solicitudes de consultas presenciales en menos de 20 minutos, como regla general. Los porcentajes de consultas atendidas en menos de 20 minutos han sido los siguientes: Archivo 89,57 %, Biblioteca, el 99,86 % y Hemeroteca, el 99,86 %.
• Responder a las solicitudes de consultas que se han realizado por teléfono o correo electrónico en menos de una semana. En el Archivo se ha logrado en un 84,63 %, y en el 98,51 % en Biblioteca y en el 99,25 % en Hemeroteca.
• Realizar en el acto las fotocopias solicitadas presencialmente, cuando sean menos de 20 fotocopias normales o 5 de planos.para la reproducción de fondos. Salvo avería de la máquina, las fotocopias se realizan siempre en el acto, incluso cuando son más de 20 normales o más de 5 de planos.
• Realizar en un plazo máximo de 10 días las reproducciones en otros soportes solicitadas presencialmente, cuando la solicitud sea menor de 10 copias en papel fotográfico, 10 digitalizaciones o 2 carretes de 36 exposiciones. Las solicitudes de reproducciones en los casos señalados se han cumplido dentro de plazo en el 99,95% de los casos.
• Repetir las reproducciones defectuosas por causas imputables al servicio con prioridad y gratuitamente. Sólo se han producido 18 reproducciones defectuosas, cumpliéndose el compromiso en todos los casos.
• Atender de forma inmediata las peticiones de visita guiada, llevándolas a cabo en el momento en que haya disponibilidad. Este es el criterio de trabajo que se aplica cuando se recibe una solicitud de visita, por lo que se ha cumplido en todos los casos.

3.6.- Calidad percibida por los usuarios

3.7. Acciones de difusión del patrimonio documental, bibliográfico y hemerográfico municipal y de las unidades y servicios gestionados.

Además de la participación en el Día de los Archivos de Aragón (13 de noviembre de 2007) se han realizado las siguientes acciones:

3.7.1.- MANTEMIMIENTO Y DESARROLLO DE LA PÁGINA WEB DEL ARCHIVO, BIBLIOTECA Y HEMEROTECA.

Se ha realizado el mantenimiento de la página web mediante revisiones trimestrales de funcionamiento y contenidos. La incorporación del catálogo de Biblioteca-Hemeroteca está pendiente de la adquisición de la nueva versión 7,0 en la que el módulo OPC Web cumple las normas de accesibilidad exigidas por la Web municipal.

En 2007 se introdujeron cambios en la navegación, diversas noticias, se revisaron los contenidos existentes y se introdujeron dos exposiciones virtuales y 32.956 imágenes.

3.7.2.- EDICIÓN DE GRABADOS

Se editó una carpeta con el título: Zaragoza. Estampas y Dibujos, que contiene veinte estampas xilográficas, litografías y dibujos de originales conservados en el Archivo Municipal.

3.7.3.- AGENDA

Se editó una agenda con imágenes y textos alusivos a la Exposición Hispano-Francesa de 1908, cuyos originales se conserva en el Archivo y Biblioteca municipales.

3.8.- Actuaciones de mejora de los sistemas de gestión

3.8.1.- CERTIFICACIÓN DEL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD.

El Sistema de Gestión de la Calidad basado en la Norma ISO 9001:2000 implantado en la Unidad se ha mantenido en funcionamiento en 2007, obteniéndose la certificación de AENOR el 15 de Junio de 2007.
Como consecuencia de los requisitos del sistema, a lo largo de 2007 se realizó la revisión por la dirección, la auditoría interna y externa, el seguimiento de los datos a través de los cuadros de mando y de los informes de seguimiento semestrales, así como se han gestionado las correspondientes no conformidades, acciones correctivas y preventivas y las acciones de mejora planteadas.

3.8.2.- IMPLEMENTACIÓN DE LA APLICACIÓN INFORMATICA DEL ARCHIVO MUNICIPAL.

Se ha continuado trabajando para la implantación total, sin haberse conseguido plenamente. Se ha terminado la parametrización y está en curso el proceso técnico.

3.9.- Mantenimiento de fondos e instalaciones

3.9.1.-ACTUACIONES DE PRESERVACIÓN DE FONDOS:

Con el fin de garantizar la accesibilidad a los fondos y su mejor conservación se han sustituido el sistema convencional de almacenamiento en un depósito por el nuevo sistema "compactus". También se han adquirido dos nuevos lectores de microfilme.

También se ha avanzado en la digitalización de impresos antiguos, actas y padrones (162.000 ficheros). Las tareas de microfilmación se han dedicado fundamentalmente a prensa (184.367 fotogramas)

3.10.- Mantenimiento de fondos e instalaciones

3.9.2.- ACTUACIONES DE RESTAURACIÓN Y CONSERVACION DE FONDOS

En restauración y conservación de fondos se ha llevado a cabo la restauración de 35 planos del Archivo Municipal, la confección de 375 cajas de conservación de impresos antiguos y la restauración de diez libros, la encuadernación de 150 libros de de censos, la confección de 105 cajas y limpieza de 398 volúmenes

Administración económica, carnicerías, etc. además de la encuadernación ordinaria de prensa y algunos libros.

3.9.3.- ACTUACIONES DE MEJORA DE LA SEGURIDAD DE LOS FONDOS

Con el fin de asegurar la recogida de los fondos después de cada jornada se ha establecido una acción de mejora con un ajuste en el horario de entrega y recogida de los fondos en atención al público.

3.10. Otros hitos de gestión

3.10.1.- COLABORACIÓN EN EXPOSICIONES

Se ha participado en diversas exposiciones:

• Aragón. Los escenarios de la Justicia.
• El Cid en el teatro del Siglo de Oro.
• Monumentum Laudis. CXXV años de la Revista el Pilar.
• IV Centenario del nacimiento de Vincencio de Lastanosa.

3.10.2.- GRUPOS DE TRABAJO Y FOROS PROFESIONALES.

Se participa en los siguientes grupos de trabajo:

• Mesa de Trabajo de Archivos de la Administración Local:8 y 9 de marzo en Madrid.
• Portal de Archivos de la Administración Local

Se han impartido los siguientes cursos:

• La calidad en los Archivos, Modelos y Tendencias. Anabad-Aragón. Zaragoza, mayo 2007. Mesa redonda. El papel de los Archivos en e-Administración. Congreso de FESABIP. Santiago de Compostela. 10 y 11 de mayo de 2007.
• Valoración, selección de Fondos de la Administración Local. Universidad de Zaragoza. Jaca, 3 al 5 de septiembre de 2007. II Curso de Especialización en Archivística. Priego de Córdoba. Abril 2007.
• Curso "Archivo y Gestión de documentos". Ayuntamiento de Zaragoza, noviembre de 2007
• Curso de capacitación para el acceso a grupo C. Módulo de gestión documental, archivos. Ayuntamiento de Zaragoza, noviembre de 2007.
• Curso de "Valoración y selección en un sistema archivístico". San Sebastián 25 y 26 de octubre de 2007.