Autorizaciones Reserva de Espacios >> Control de Plazos Renovaciones
Descripción del Procedimiento de Control de Plazos Renovaciones
- 5.1 Resumen de los puestos de trabajo que intervienen en la tramitación del procedimiento
- 5.2 Documentos asociados a la tramitacion
- 5.3 Plazos que intervienen en la tramitación
- 5.4 Otros datos necesarios para implementar el procedimiento
- 5.5 Diagrama de Flujo
- 5.6 Descripción de las Fases
El procedimiento de control de renovaciones se dará en aquellos casos en los que la autorización para la reserva de espacio esté sujeta a plazo determinado y deba por tanto renovarse/prorrogarse.
Este procedimiento no estará continuamente visible en la bandeja de entrada del responsable del procedimiento, sino que se mantendrá vivo (en estado de hibernación) pero sin aparecer en la bandeja de entrada hasta llegado el plazo marcado para reanudarlo.
El objetivo de este procedimiento es poder controlar los plazos de renovación, mediante avisos tanto al responsable del procedimiento como al interesado.
Un mes antes de la fecha estimada para el vencimiento de la autorización, manda un aviso al responsable del procedimiento y al interesado (en el caso de que se quiera parametrizar esta opción de forma automática) avisándole de que la autorización con vigencia provisional que le fue concedida está a punto de cumplir su plazo de vigencia.
Cuando llega la fecha de vencimiento de la autorización, se comprueba si el interesado a iniciado los trámites para la renovación/prorroga de la misma, si no se ha iniciado la renovación de la autorización se procedería si se desea a dar de baja la autorización de oficio por parte de la Administración.
Esta funcionalidad es especialmente útil para el control y seguimiento de las autorizaciones como por ejemplo las reservas de espacio de obras, mudanzas o las de minusválidos, ya que alertan al responsable del procedimiento sobre su próxima caducidad.
A continuación se describe con mayor detalle este procedimiento
5.1 Resumen de los puestos de trabajo que intervienen en la tramitación
| Unidad Organizativa | Puesto | Tratamiento (Pie de firma) |
|---|---|---|
| Junta Municipal | Perfil técnico | La Junta Municipal de... |
| Junta Vecinal | Perfil Técnico | La junta Vecinal de.. |
| Unidad de Dominio Público | Perfil Técnico | La Unidad de Domino Público del Servicio de Servicios Públicos |
5.2 Documentos asociados a la Tramitación
| Documentos | Tipo (pdf/openoffice/jpg/papel) | Puesto de trabajo del firmante | Orden de firma | Nombre plantilla |
|---|---|---|---|---|
| Carta informativa del próximo vencimiento | La Junta Municipal de ... / La junta Vecinal de.../ La Unidad de Domino Público del Servicio de Servicios Públicos | 1 | R.E.Carta informativa automática para aviso de renovación (en anexos) |
5.3 Plazos que intervienen en la tramitación
| Nombre | Descripción | Nº Unidades | Unidad (Días hábiles, meses, años) |
|---|---|---|---|
| Próximo vencimiento | Aviso que se produce cuando faltan (X unidades de tiempo) para el vencimiento del plazo de la autorización. | 1 | Meses |
| Vencimiento | Aviso que se produce al día siguiente del vencimiento del plazo de la autorización | 1 | Día Hábil |
5.4 Otros datos necesarios para implementar el procedimiento
El tramitador ha de permitir que se abra este expediente para control de plazos que tiene que estar relacionado con el expediente cuyos plazos controla. Este expediente ha de permanecer dormido (sin presentarse de forma continuada en la bandeja de tareas del responsable del procedimiento), de tal forma que no interfiera la actividad diaria del responsable de los procedimientos. Sólo aparecerá nuevamente en la bandeja de entrada una vez haya saltado el aviso de próximo vencimiento.
5.5 Diagrama de Flujo
5.6 Descripción de las fases
1. Aviso de próxima caducidad.
Descripción
Esta tarea se produce de forma automática. Cuando en virtud del tipo de reserva, ésta lleve aparejada una posible renovación, al faltar un mes para el vencimiento del periodo autorizado se producen 2 avisos de que falta un mes para que la autorización deje de estar vigente:
- Al responsable del procedimiento
- Al Interesado
Tanto si el interesado está suscrito a las comunicaciones telemáticas con el Ayuntamiento como si no, el aviso se realizará de forma automática:
- En el caso de que esté suscrito a las comunicaciones telemáticas, se enviará automáticamente un email informándole de este tema.
- En el caso de que la comunicación haya de ser por correo postal ordinario se genera igualmente un documento de forma automática que se puede enviar a través del BTC de Comunicación.
El responsable del procedimiento, recibe un aviso de que esta comunicación ha sido realizada
Perfiles
El aviso le saltará al personal con perfil técnico responsable del procedimiento y al Interesado.
Plantillas Asociadas
Carta Informativa del próximo vencimiento.
Condiciones de Entrada
Que la autorización esté sujeta a posible renovación y para ello se hayan completado los datos obligatorios que así lo indican en el flujo principal
Condiciones de Cierre
no procede
Documentos de Entrada
no procede
Documentos de Salida
Autoliquidación
Integración con Sistemas de Información del Ayuntamiento
no procede
| Dato | Tipo | Descripción | Obligación |
|---|
Lista de Fases de Destino
2. BTC_Comunicación
2.BTC Comunicación.
Descripción
El Trámite Comunicación es un Bloque de Tramitación Común a todas las familias de procedimientos y por lo tanto sus distintas tareas se describen en un documento aparte que recoge los diferentes BTCs comunes a todos los procedimientos.
Consiste en la emisión de comunicaciones (utilizando para ello diferentes canales) al interesado pero sin carácter de notificación
Lista de Fases de Destino
3. Comprobación solicitud de renovación
3. Comprobación de solicitud de renovación
Descripción
Llegado el aviso de vencimiento del plazo de renovación se procederá a comprobar si el interesado ha iniciado los trámites para la renovación de su autorización.
En el caso de que si lo haya hecho, la renovación seguirá el flujo del troncal de alta/modificación y renovación, en caso de que no se haya iniciado se preguntará al responsable del procedimiento si desea iniciar la baja de oficio del expediente relacionado.
Perfiles
Personal con perfil técnico responsable del procedimiento.
Plantillas Asociadas
No procede
Condiciones de Entrada
Que haya vencido el plazo de renovación y se haya producido el aviso correspondiente
Condiciones de Cierre
Que se haya completado los datos obligatorios
Documentos de Entrada
no procede
Documentos de Salida
Autoliquidación
Integración con Sistemas de Información del Ayuntamiento
no procede
| Dato | Tipo | Descripción | Obligación |
|---|---|---|---|
| ¿El interesado solicita renovación? | LISTA |
| SI |
| ¿Iniciar procedimiento de baja de oficio? | LISTA |
| SI |
| Observaciones | CADENA | Campo libre para observaciones | NO |
Lista de Fases de Destino
- Cierre y Archivo del expediente de control de plazos: Si el dato "¿Interesado solicita renovación?"=SI o si el dato "Iniciar baja de oficio?"=NO
- 4. Apertura de expediente de baja de oficio: Si el dato "Iniciar baja de oficio?" = Si
4. Apertura expediente de baja de oficio
Descripción
En el caso de que vencido el plazo para iniciar la renovación esta no se hubiese producido y se quisiera proceder a dar de baja de oficio la autorización, se podrá desde este punto enlazar con la apertura de expediente de baja de oficio. La aplicación permitirá en este momento la apertura de expediente de baja de oficio relacionada con el expediente anterior.
Perfiles
Personal con perfil técnico responsable del procedimiento.
Plantillas Asociadas
No procede
Condiciones de Entrada
Que haya vencido el plazo de renovación sin haberse comenzado los trámites para realizar esta y se haya decidido dar de baja de oficio la autorización
Condiciones de Cierre
no procede
Documentos de Entrada
no procede
Documentos de Salida
No procede
Integración con Sistemas de Información del Ayuntamiento
no procede
| Dato | Tipo | Descripción | Obligación |
|---|---|---|---|
| Observaciones | CADENA | Campo libre para observaciones | NO |
Lista de Fases de Destino
- Cierre y Archivo del expediente de control de plazos