Organización Municipal

Catálogo de Procedimientos > Presentación

Un procedimiento es una sucesión cronológica de instrucciones necesarias para la realización de una actividad específica involucrando una serie de recursos (personal, tiempos, medios materiales).

Los procedimientos de tramitación son flujos de trabajo que comienzan con una solicitud o entrada por Registro atravesando a partir de ahí diferentes estados antes de su finalización con la correspondiente resolución, que satisfacen, de una u otra forma la solicitud que lo originó.

Sin embargo, cuando analizamos esta línea conceptual, por otro lado obvia en todo procedimiento administrativo, con mayor nivel de detalle observamos una mayor complejidad. La resolución de la tramitación de un expediente a menudo involucra a diferentes personas y comprende diversas actividades, cada una de las cuales deberá probablemente ser procesada automáticamente dentro de un plazo determinado, y cada uno de estos procesos automáticos requieren, generalmente, involucrar diferentes recursos de información e invocar a otros procedimientos corporativos o extra-corporativos, dando como resultado una compleja gestión de procesos.

La reingeniería de los procesos y procedimientos en el Ayuntamiento de Zaragoza ha logrado los siguientes retos:

  • Gestión sistemática de todas las actividades y los recursos relacionados como un proceso, siempre encaminados a la satisfacción de las necesidades y al cumplimiento de los estándares y requisitos de los grupos de interés: la ciudadanía, las empresas, los propios empleados públicos y otras instituciones públicas.
  • Normalización y simplificación en las formas de trabajo.
  • Racionalización de las tareas y los recursos gracias a la mejora de los sistemas de información utilizados lo que contribuirá directamente a la reducción de costes.
  • Definición de un sistema de indicadores que facilite el seguimiento y control de los procedimientos implantados. Cuadro de Mando de Procesos y Cuadro de Mando eAdministración.
  • Adaptación de los servicios a las funcionalidades de las plataformas de eAdministración. El rediseño se ha orientado a automatizar la interacción con la ciudadanía/empresa, explotando al máximo todos los canales (Internet, SMS, etc.).
  • Control e información del estado de las tareas. Los protocolos de comunicación al exterior están definidos indicando qué información se proporciona sobre cada expediente durante su ciclo de vida.
  • Sustitución de la presentación de determinados documentos por declaraciones responsables que agilizarán la tramitación de los procedimientos. Para ello es necesario que con posterioridad se realice una labor de vigilancia e inspección para la comprobación de la veracidad de dichas declaraciones.
  • Es necesaria una labor previa de clasificación de los documentos asociados a los procedimientos, bien atendiendo a su formato físico (normalizados, edición manual, externos,...) o bien atendiendo a un criterio funcional (tipo de contenido). La normalización de los documentos sigue los criterios de reutilización y simplificación seguidos en el análisis de la tramitación, por ello, ha sidonecesaria también una labor de configuración de los impresos en bloques prediseñados que sean reutilizables.
  • El desarrollo de una base de datos única, es fundamental para que el gestor de expedientes parametrice y almacene toda la información existente. De esta manera, se facilita su recogida y posterior explotación.

Metodología Orientada a Objetos para garantizar la eficiencia

La utilización de la metodología orientada a objetos desde el rediseño de los procedimientos hasta su paso a producción sobre una plataforma nos permite normalizar la simplificación y obtener ahorros sustanciales en el desarrollo y mantenimiento de las plataformas de administración electrónica.

1. Definición del catálogo de Bloques de Tramitación Común y Eventos

  • Bloques de Tramitación Común BTC: Trámite o subprocedimiento común a varios procedimientos distintos y al que se llama desde cada uno de los procedimientos concretos, que se compone a su de distinta tareas.
  • Evento: Conjunto de tareas que pueden ejecutarse en diferentes momentos de un procedimiento y no se conoce a priori cuando va a producirse

El catálogo de Bloques de Tramitación Común y Eventos rediseñados se obtiene a partir del análisis de la situación actual y de la agrupación de los procedimientos en las familias. Algunos de estos trámites pueden producirse en cualquier momento de la tramitación de un expediente y no pueden ser modelizados pues responden a situaciones no previstas. A estos trámites les denominaremos eventos y podrán ser invocados en el momento que se produzcan desde el gestor de expedientes.

Por tanto, un mismo trámite podrá ser considerado como Bloque de Tramitación Común o Evento. La diferencia radicará en si puede ser modelizado en un procedimiento, es decir, sabemos en qué momento exacto debe invocarse (BTC) o bien dejamos abierta la posibilidad de invocarlo en cualquier otro momento (Evento) cuando se den una serie de circunstancias particulares.

Las principales características de estos objetos son:

  • Se definen con un carácter general, identificando la secuencia de tareas, los roles que deben ejecutar cada tarea, los documentos y plantillas que se deben utilizar, así como, la información de entrada y salida de cada tarea
  • Se caracterizan por su reutilización y por ser la base para diseñar y modelizar las familias de procedimientos y los procedimientos administrativos. Gracias a los atributos del objeto se pueden definir distintos comportamientos potenciando su flexibilidad.
  • El catálogo de Bloques de Tramitación Común y Eventos requiere de una revisión y aprobación a nivel corporativo, ya que afecta a todos los procedimientos administrativos.

2. Definición de los Procedimientos traoncales por familia

Los troncales son aquellos flujos de trabajo claves y reutilizables en cada una de las familias de procedimientos normalizados.

Las principales familias son:

  • Estratégicas (planificación, presupuestación, legislación y coordinación)
  • Operativas o de desarrollo de políticas públicas (Ayudas y subvenciones, Autorizaciones y Registro, Sancionador, Revisiones, Recursos y Reclamaciones Previas, Prestaciones Sociales y Sanitarias, Quejas y Reclamaciones, Arbitraje, Conciliación y Mediación, Expropiaciones, Responsabilidad Patrimonial, Gestión del patrimonio, Inspecciones y Controles)
  • De Soporte (Gestión Económico-Financiera, Contratación Pública, Gestión del Personal y Gestión de la Tecnología)

Para cada familia de tramitación se definen uno o más procedimientos troncales, que faciliten la automatización.

3. Instanciación de los procedimientos a partir de los troncales.

Una vez definidos los troncales se pasa a la instanciación de los procedimientos de todas las familias identificadas, es decir, a detallar cada uno de los procedimientos en función de su troncal, lográndose así una normalización general de los procedimientos. El rediseño estará particularizado para cada uno de los procedimientos teniendo en cuenta, además de las recomendaciones generales, las acciones de mejora específicas para los problemas y oportunidades detectados en ellos. Gracias a la reutilización de los elementos comunes y de los procedimientos troncales por familia es posible optimizar los plazos y los costes en los proyectos de rediseño e implantación de los procesos y procedimientos administrativos. De esta forma, para cada procedimiento se elaborará una Ficha (Instanciación) cuyo estándar ha sido adaptado a las necesidades del Ayuntamiento, en la que recoge la siguiente información:

  • IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO : A nivel corporativo.
  • SEDE ELECTRÓNICA: Información de interés ciudadano sobre el procedimiento con objeto de ser presentada en la Web Municipal del Ayuntamiento de Zaragoza. ·
  • INFORMACIÓN PARA LA TELEMATIZACIÓN : Detalle de datos fundamentales para el entendimiento del flujo de tramitación (puestos de trabajo, plantillas asociadas, plazos, archivo, etc.) ·
    • Diagrama de flujo : Imagen con el diagrama de flujo del procedimiento. ·
    • Descripción del procedimiento según el modelo semántico: Se presenta la definición de cada una de las fases del diagrama posibilitando así la construcción del procedimiento

Por esta razón, lo ideal en un proyecto de Administración Electrónica es trabajar con una herramienta que sea capaz de incorporar y manejar esta filosofía de trabajo con familias, troncales y procedimientos, así como el particular tratamiento de Bloques de Tramitación Común y Eventos.

Según todo lo expuesto, para la automatización de los procedimientos administrativos del Ayuntamiento de Zaragoza se ha tomado como punto de partida el procedimiento rediseñado y simplificado por los consultores de acuerdo a la metodología de Indra. Es por tanto, en la especificación funcional de troncales , donde se realiza el esfuerzo para lograr un equilibrio, consensuado por técnicos y usuarios, entre la globalización y personalización que debe de tener una tramitación marco extensible a otros procedimientos. Ha sido necesario realizar un análisis minucioso encaminado a dotar a determinados trámites de funcionalidades que permitan la extensión de dicho troncal a múltiples procedimientos. Se trata por tanto de dotar a cada uno de los objetos de los atributos necesarios para globalizar en la medida de lo posible las tareas, facilitando asimismo su reutilización.

La instanciación concreta de un determinado procedimiento a partir de un troncal en la plataforma de Administración Electrónica conlleva posteriormente un análisis funcional que incorpore los requerimientos específicos del procedimiento en cuestión (interface, modelo de datos, plantillas, documentos, vencimientos,...). Para ello, la plataforma de administración electrónica debe proporcionar herramientas que faciliten la creación del modelo de datos, los formularios específicos, la generación de plantillas, y la reutilización de flujos y trámites comunes. Estas funcionalidades nos permiten instanciar los troncales a cada uno de los procedimientos que tienen un mismo flujo de tramitación de forma ágil .