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Criterios de Simplificación para la Automatización
En el rediseño y normalización de los procedimientos de cara a su automatización para su inclusión en una plataforma de Administración Electrónica se han seguido una serie de criterios que se resumen a continuación:
La no petición de aquellos documentos o datos, certificados o documentos que obren en poder de la Administración Local y/o hayan sido expedidos por ella, como por ejemplo el volante de empadronamiento, las licencias previas necesarias para las autorizaciones posteriores que han sido resueltas por el propio Ayuntamiento, la tarjeta de aparcamiento para minusválidos que a día de hoy se requiere para tramitar la reserva de espacio para personas con discapacidad. Esta documentación se sustituirá por consultas internas del Ayuntamiento (interoperabilidad) y por peticiones de información otros órganos externos. Sólo en los casos en los que no sea posible obtenerlos de este modo se solicitarán al interesado.
La digitalización de aquellos documentos que sean presentados en papel con objeto de que puedan ser compulsados electrónicamente por el personal del Ayuntamiento con la finalidad de su inclusión en el expediente electrónico.
La homogeneización de trámites comunes que se venían realizando de forma diferente, por ejemplo el trámite de Comparecencia de los interesados en procedimientos como cambios de actividad. Se ha establecido que sea el interesado quien presente junto con la solicitud dicha Acta de Comparecencia ante el administrador del mercado.
La normalización de formularios existentes en papel, así como la progresiva sustitución de "Instancias Generales" por formularios específicos para cada procedimiento o familia de procedimientos que facilitarán la mejor comprensión por parte del personal del Ayuntamiento de las peticiones de la ciudadanía, empresas, asociaciones, etc, y que ayudarán a recabar de manera más fehaciente los datos necesarios para la tramitación de los expedientes.
La realización de plantillas para diferentes documentos administrativos que sirven para homogeneizar la actuación administrativa, sobre todo en su relación con la ciudadanía y las empresas, asociaciones, etc.
La sustitución de envío masivo de oficios entre departamentos diferentes del Ayuntamiento por comunicaciones telemáticas que agilizan los trámites y permiten seguir la traza de los expedientes.
Sustituir la presentación de determinados documentos por declaraciones responsables que agilizarán la tramitación de los procedimientos. Para ello es necesario que con posterioridad se realice una labor de vigilancia e inspección para la comprobación de la veracidad de dichas declaraciones.
Integraciones del gestor de expedientes o tramitador con diferentes módulos y ERPs del Ayuntamiento con el objeto de facilitar la obtención de datos actualizados, como por ejemplo con el padrón, el catastro, etc.
Posibilidad de sustituir determinadas publicaciones en papel por otras en medios electrónicos (por ejemplo las publicaciones en Tablón de Edictos el Tablón de Edictos digital).