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Criterios de Simplificación para la Automatización
En el rediseño y la normalización de los procedimientos de cara a su automatización e inclusión en una plataforma de Administración Electrónica se han seguido una serie de criterios que se resumen a continuación:
La no petición de aquellos documentos o datos, certificados o documentos que obren en poder de la Administración Local y/o hayan sido expedidos por ella, como por ejemplo el volante de empadronamiento, las licencias a las que se hace referencia que han sido autorizadas por el propio Ayuntamiento, etc. Esta documentación se sustituirá por consultas internas del Ayuntamiento (interoperabilidad) y por peticiones de información a otros órganos externos. Sólo en los casos en los que no sea posible obtenerlos de este modo se solicitarán al interesado.
La digitalización de aquellos documentos que sean presentados en papel con objeto de que puedan ser compulsados electrónicamente por el personal del Ayuntamiento con la finalidad de su inclusión en el expediente electrónico.
La homogeneización de trámites comunes que se venían realizando de forma diferente en función del órgano competente.
La normalización de formularios existentes en papel, así como la progresiva sustitución de "Instancias Generales" por formularios específicos para cada procedimiento o familia de procedimientos que facilitarán la mejor comprensión por parte del personal del Ayuntamiento de las peticiones de la ciudadanía, las empresas, etc. y que ayudarán a recabar de manera más fehaciente los datos necesarios para la tramitación de los expedientes.
La realización de plantillas para diferentes documentos administrativos que sirven para homogeneizar la actuación administrativa, sobre todo en su relación con la ciudadanía y las empresas, etc.
El reemplazo del envío masivo de oficios entre departamentos del Ayuntamiento por comunicaciones telemáticas que agilizan los trámites, reducen costes y permiten seguir la traza de los expedientes.
La sustitución de la presentación de determinados documentos por "declaraciones responsables" que agilizarán la tramitación de los procedimientos y que están en línea con el Proyecto de Ley de modificación de diversas leyes para su adaptación a la Ley sobre el libre acceso a las actividades de servicios y su ejercicio (Ley Ómnibus). Para ello es necesario que con posterioridad se realice una labor de vigilancia e inspección para la comprobación de la veracidad de dichas declaraciones.
Las integraciones del gestor de expedientes o tramitador con diferentes módulos y ERPs del Ayuntamiento de Zaragoza con el objeto de facilitar la obtención de datos actualizados, como por ejemplo con el padrón, el catastro, etc.
La posibilidad de sustituir determinadas publicaciones en papel por otras en medios electrónicos (por ejemplo las publicaciones en Tablón de Edictos por el Tablón de Edictos digital).