Organización Municipal

Troncal de Ayudas y Subvenciones  >> Requisitos Técnicos para la tramitación

Una de las peculiaridades de la tramitación de estos troncales de ayudas y subvenciones es la estructuración en el gestor de expedientes a través de expedientes ?madre? y expedientes ?hijos? o subexpedientes.

Igualmente tienen la singularidad de ser varios expedientes relacionados, el expediente de elaboración de bases de la convocatoria, el expediente de la elaboración y gestión de la propia convocatoria y el expediente de reintegro.

Esta estructura de expedientes varía en función del tipo de concesión, así tenemos:

• En las Subvenciones concedidas en régimen de concurrencia competitiva, tenemos los siguientes expedientes y subexpedientes relacionados:
  
  • Elaboración de las bases de la convocatoria: se relaciona con el expediente de convocatoria a través de una variable en el expediente "madre".
  • Expediente "madre": Elaboración, gestión de la convocatoria, y concesión de subvenciones.
  • Expedientes "hijos": Gestión de solicitudes, concesión y justificación del pago y reintegro.
  • Reintegro: se abre automáticamente cuando es invocado desde el expediente de origen, se relaciona con el expediente hijo a través de una variable.
    
• En las Subvenciones concedidas en régimen de concesión directa tenemos:
  • Gestión independiente de cada expediente de convenio. No existen Expedientes "hijos"
  • Reintegro: se abre automáticamente cuando es invocado desde el expediente de origen, se relaciona con el expediente anterior a través de una variable.
• En las Subvenciones concedidas en régimen de concurrencia con evaluación individualizada, tenemos los siguientes expedientes y subexpedientes relacionados.
  
  • Elaboración de las bases de la convocatoria: se relaciona con el expediente de convocatoria a través de una variable en el expediente madre.
  • Expediente "madre": Elaboración, gestión de la convocatoria, y concesión de subvenciones.
  • Expedientes "hijos": Gestión de solicitudes, concesión y justificación del pago y reintegro

También en estos tipos de expedientes de ayudas y subvenciones que incluyen expedientes "madre" e "hijos" es necesario que existe una relación entre ambos, especialmente en algunos trámites. Se han incluido bloqueos en aquellas tareas que es necesario paralice la tramitación del expediente "madre" hasta la finalización de determinadas tareas de los expedientes "hijos". Por ejemplo la valoración de cada solicitud antes de la elaboración de la propuesta resolución.

La baremación de las correspondientes subvenciones y el cálculo de lo que corresponde a cada solicitante se seguirá realizando manualmente por el usuario, ya que el gestor de expedientes no contempla esta posibilidad. Por lo tanto en la tarea de valoración de solicitudes el gestor de expedientes deberá exportar a una tabla los datos de los solicitantes y tras la baremación de las mismas, se introducirá en el gestor de expedientes los resultados para continuar la tramitación. Más adelante sería conveniente incluir un módulo que permita realizar esta baremación en el propio gestor de expedientes.

Otro de los requisitos técnicos para la tramitación es la conexión a los siguientes sistemas informáticos del Ayuntamiento:

• Sistema de Gestión presupuestaria: generador de documentos contables.
• Sistema contable: SICAZ: contabilización de documentos contables.
• Registro de documentos contables. Registro existente en Intervención que incorpora todos los documentos contables que se van generando así como las actuaciones sobre los mismos. No se describe en cada una de las diferentes tareas de los flujos por no ser reiterativos, debe actualizarse cada vez que se genera el documento contable y cada vez que Intervención o Contabilidad realizan actuaciones sobre los mismos.
• Libro de Resoluciones
• Base de datos fiscal
  
• Base de datos de subvenciones
• Sistema de padrón: SINFAZ
• Censo Municipal de entidades ciudadanas: solo las subvenciones relacionadas con entidades ciudadanas.

En relación con la información a proporcionar a la Base Datos Nacional de Subvenciones, existirá un proceso que se encargue de hacer un "barrido" por la Base de Datos del gestor de expedientes para actualizar la Base de Datos de subvenciones, desde la que se mandará la información al Estado.

Tal y como la Orden EHA 875/2007, de 29 de marzo de 2007, que determina el contenido y especificaciones técnicas de la información a suministrar a la Base de Datos Nacional de Subvenciones (BDNS) indica, el nuevo modelo propuesto debe cumplir con las siguientes condiciones:

• Procedimiento de remisión de periodicidad trimestral a través de los sistemas de información previstos por la IGAE, utilizando certificado electrónico reconocido.
• Contenido de la información a suministrar: Sobre subvenciones: normativa aplicable, identificación de los beneficiarios, resoluciones de concesión, pagos realizados y su justificación; en su caso, información sobre procedimiento de reintegro y sancionador.
  

Es por ello que se propone la creación de una aplicación de gestión de dicha información y posterior envío a la BDNS, con la información que el Gestor de Expedientes le proporcione que luego sea procesada y enviada a TESEO.

Para ello, la aplicación debe recoger las siguientes funcionalidades:

• Mantenimientos de Tablas Auxiliares de la IGAE que se deben actualizar a partir de la Normativa de intercambio de comunicación con la IGAE.
• Actividades Económicas
• Causas de procedencia del reintegro
• Comunidades Autónomas
• Formas de instar el procedimiento de reintegro
• Funciones
• Momentos de la justificación
• Naturaleza Jurídica
• Objetos de las Ayudas
• Orígenes del plazo de justificación
• Países
• Periodos de recaudación
• Prohibiciones Ley General Subvenciones
• Provincias
• Resultados de la recaudación
• Tipos de Ayuda
• Tipos de Financiación
• Tipos de Movimiento
• Tipos de Normativa (operación base reguladora)
• Tipos de Resoluciones del Procedimiento de Reintegro
• Tablas de Parametrización de la propia gestión de TESEO
• Órganos Gestores: Mantenimiento de códigos que la IGAE como actuación previa a los envíos de información me habrá indicado
• Rutas (identificación de directorios de intercambio de ficheros de carga automatizada)
• Rangos (rangos de numeración asignados por IGAE para formar la clave de la convocatoria y de la base reguladora en el campo Marginal)

En este troncal se definen los datos comunes de cualquier subvención, para la definición de los datos específicos se utilizará un configurador de datos por el propio usuario. Es decir en la elaboración de las bases el propio usuario podrá parametrizar a través de una tabla los datos específicos que necesitará para su convocatoria y solicitud especifica (nombre del dato, tipo de dato y descripción). Esto proporcionará los datos para la generación del correspondiente formulario e igualmente estos datos son los que aparecerán en la convocatoria a rellenar por cada una de las solicitudes.

Ejemplo: