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Criterios de Simplificación para la Automatización
En el rediseño y normalización de los procedimientos de cara a su automatización para su inclusión en una plataforma de Administración Electrónica se han seguido una serie de criterios que se resumen a continuación:
Elaboración de las bases reguladoras de subvenciones separadas de la convocatoria. Esto nos permite simplificar los trámites de aprobación de la convocatoria anual, ya que ya existen unas bases para varios años. Las bases serán aprobadas por el Gobierno de Zaragoza y anualmente la convocatoria la aprobará el Consejero.
En el gestor de expedientes solo se tendrá que introducir una vez toda la información de la línea de la subvención; objeto, requisitos, beneficiarios,..., de forma que cada año solo se incluyan mínimos datos concretos.
Ubicación de todas las subvenciones del Ayuntamiento en uno de los 3 troncales descritos, lo que facilita la automatización y establece una normalización de actuaciones en la materia.
Eliminación de envíos del expediente a unidades cuando no es necesario.
Reducción de firmas en documentos (documentos de hasta con cuatro firmas) y de firma reiteradas a lo largo de la tramitación (firma de la misma persona varias veces en el mismo trámite).
Eliminar en la justificación la fiscalización por parte del Servicio de Fiscalización Económica para los importes inferiores 2.000 euros, será realizada por la unidad gestora. Se deberán elaborar los decretos correspondientes para la aprobación de estas actuaciones.
No contemplar las subvenciones en régimen de concurrencia competitiva que finalizan en convenio final, por considerarse en términos estrictos incompatible el convenio con el régimen de competitiva.
En las subvenciones de concurrencia con evaluación individualizada se mantendrá actualizada la convocatoria con el crédito disponible cada vez que sea concedida una subvención; igualmente proporcionará otros datos de gestión.
Control de aquellos beneficiarios anteriores que no han justificado en plazo en otras subvenciones o convocatorias o que no reintegran los importes correspondientes, con la finalidad de no conceder las próximas subvenciones convocadas.
La no petición de aquellos documentos o datos, certificados o documentos que obren en poder de la Administración Local y/o hayan sido expedidos por ella, como por ejemplo el volante de empadronamiento o el certificado de estar al corriente de pago de obligaciones tributarias municipales. Esta documentación se sustituirá por consultas internas del Ayuntamiento (interoperabilidad) y por peticiones de información otros órganos externos. Sólo en los casos en los que no sea posible obtenerlos de este modo se solicitarán al interesado.
Construcción de una pasarela de pagos entre el sistema contable y la Entidad Bancaria con la finalidad de no tener que acudir presencialmente a la Entidad a realizar las transferencias, o bien utilizar los módulos Editran de transferencia segura de ficheros, que ya posee el Ayuntamiento.
La digitalización de aquellos documentos que sean presentados en papel con objeto de que puedan ser compulsados electrónicamente por el personal del Ayuntamiento con la finalidad de su inclusión en el expediente electrónico.
La homogeneización de trámites comunes que se venían realizando de forma diferente en función del órgano competente.
La normalización de formularios existentes en papel, así como la progresiva sustitución de "Instancias Generales" por formularios específicos para cada procedimiento o familia de procedimientos que facilitarán la mejor comprensión por parte del personal del Ayuntamiento de las peticiones de la ciudadanía, empresas, asociaciones, etc, y que ayudarán a recabar de manera más fehaciente los datos necesarios para la tramitación de los expedientes.
La sustitución de envío masivo de oficios entre departamentos diferentes del Ayuntamiento por comunicaciones telemáticas que agilizan los trámites y permiten seguir la traza de los expedientes.
Anotación automática en el Libro de Resoluciones, desde el momento de la firma del órgano competente .
Sustituir la presentación de determinados documentos por "declaraciones responsables" que agilizarán la tramitación de los procedimientos. Para ello es necesario que con posterioridad se realice una labor de vigilancia e inspección para la comprobación de la veracidad de dichas declaraciones.
Integraciones del gestor de expedientes o tramitador con diferentes módulos y ERPs del Ayuntamiento con el objeto de facilitar mejorar la tramitación y para la obtención de datos actualizados, como por ejemplo con el sistema de Gestión Presupuestaria, con el SICAZ, con la Base de datos fiscal, etc.
Posibilidad de sustituir determinadas publicaciones en papel por otras en medios electrónicos (por ejemplo las publicaciones en el Tablón de Edictos digital).