Troncal Abierto >> Descripción General
2.1 Objeto y Alcance
Este troncal tiene por objeto poder realizar a trazo gordo la tramitación electrónica de los diferentes procedimientos administrativos, así como guardar la traza e informar a los interesados de cual es la situación en la que se encuentra su procedimiento.
Como los procedimientos administrativos, en función de la familia a la que pertenezcan y su complejidad, tienen flujos muy diversos, este troncal ha de ser muy sencillo y amplio, representando únicamente aquellos momentos por los que todo procedimiento administrativo ha de pasar.
El alcance por tanto es limitado, pero suficiente, para poder dar solución a la diversa tipología de procedimientos administrativos que se tramitan a diario en un Ayuntamiento.
Se presentan dos flujos, uno que se utilizará para los procedimientos a instancia de parte y otro para los que se inicien de oficio por la Administración.
2.2 Legislación básica de aplicación
ESTATAL
- Ley 30/1992 de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.
- Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos.
- Orden de 14 de abril de 1999 por la que se establecen criterios para la emisión de la comunicación a los interesados prevista en el articulo 42.4 de la Ley 30/1992, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.
- Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria
AUTONÓMICA Y LOCAL
- Ley 7/1999 de Administración Local del Aragón
2.3 Consideraciones generales
Instancia General y Formularios Específicos
- Es necesario diseñar un formulario de instancia general que sirva para todos los procedimientos y pueda estar disponible online en la sede electrónica del Ayuntamiento de Zaragoza. Se adjunta modelo anexo
- Junto con la instancia general, se podrán seguir utilizando los formularios específicos que existan para cada procedimiento en concreto cuando existan.
Registro y Asignación de Procedimientos para la Apertura de Expediente
Al registrarse (tanto presencialmente como telemáticamente) estas instancias generales, desde el Registro habrá que asignarles un tema de forma que puedan llegar a las áreas responsables de su tramitación.
La asignación se realizará en un único nivel tal y como viene haciéndose hasta el momento:
El Registro asignará directamente a los Servicios/Unidades que crean competentes.
En todo caso, será necesario nombrar un árbitro, órgano o unidad que se encargue de asignar los expedientes a las unidades o servicios.
Una vez asignados desde desde el Registro, al Servicio/Unidad responsables se le da opción de ACEPTAR, RECHAZAR o REASIGNAR:
- Aceptar: considera el procedimiento suyo y abre expediente
- Rechazar: no lo considera suyo y lo devuelve al encargado de asignar los expedientes a las unidades
- Reasignar: no lo considera suyo pero sabiendo de quien es lo reasigna a la unidad que cree responsable (ésta puede a su vez aceptar, rechazar y reasignar pero en caso de conflicto habría que recurrir al árbitro
- Cuando el procedimiento ha sido REASIGNADO, el servicio/unidad al que se le ha reasignado solo podrá:
- Aceptar
- Rechazar
- Si lo rechaza el procedimiento será devuelto al árbitro encargado de decidir sobre la asignación de expedientes y éste decidirá a que servicio/unidad lo remite. Tras esta nueva remisión el servicio/unidad que lo reciba solo tendrá opción de ACEPTAR.
- Serán estos servicios los que iniciarán expediente, procediendo a la apertura del mismo utilizando para ello este troncal.
Apertura del Expediente
- La apertura de expediente ha de realizarse por el servicio competente para tramitar el procedimiento. Este servicio, deberá en este momento indicar el tipo de procedimiento, seleccionando entre un listado de los procedimientos de su área (este listado se alimentará del inventario de procedimientos).
- En el caso de que el procedimiento no se encuentre recogido en el inventario, se deberá clasificar conforme al Cuadro de Clasificación de Archivo, que permitirá al menos saber una serie de atributos de los expedientes recogidos dentro de esa clasificación.
- Al mismo tiempo es posible que haya que contemplar la posibilidad de tener que darlo de alta en el Inventario. Se enviará una petición al órgano encargado de esta función de actualización y mantenimiento del inventario DEPARTAMENTO DE RÉGIMEN INTERIOR, que puede proceder a dar un 7 alta provisional (más rápida) y posteriormente estudiar ese procedimiento para ver si requiere un estudio detallado que implique la normalización y rediseño de ese nuevo procedimiento.
- Es importante que el Inventario de Procedimientos se encuentre actualizado, para lo que es necesario que exista una unidad encargada de su mantenimiento, así como de analizar los procedimientos nuevos que vayan dándose de alta.
Traza y Seguimiento de Expedientes
El tramitador ha de permitir la traza amplia del procedimiento, no pudiendo entrar en el detalle concreto de cada procedimiento administrativo y sus circuitos específicos de tramitación.
Tipos Documentales y Metadatos
- En el procedimiento abierto es aún más importante poder conocer que documentos forman parte del expediente, por ello sería conveniente que al cargar un documento se pidiese al usuario encargado del mismo que lo clasificase en función de un tipo documental determinado que lleva asociado una serie de metadatos. Se utilizarán para ello los tipos documentales aportados e internos proporcionados por el Archivo Municipal.
- La incorporación de documentos al expediente se hace más pesada para el usuario porque tiene que elegir el tipo de documentos y rellenar una serie de datos, pero sin embargo es de vital importancia para poder realizar una adecuada gestión documental y para poder guardar adecuadamente los expedientes y sus documentos en la fase de Archivo.
Plantillas Normalizadas
- Al tratarse de un procedimiento abierto solo existirán plantillas normalizadas para aquellos documentos como propuesta de resolución, resolución y notificación. Serán plantillas muy genéricas que deberán personalizarse por cada gestor del procedimiento.
- Se considerará también la opción de que estas plantillas puedan sustituirse por aquellas otras que estén definidas por procedimiento, procediéndose entonces a no utilizar la plantilla sino el documento que se genera fuera del tramitador y se sube al expediente.
Relaciones entre Expedientes
- Los expedientes han de poder relacionarse a través del número de expediente, de tal forma que por ejemplo permitan extraer los datos del titular e interesados de un expediente para crear el nuevo o acceder a los documentos de ese expediente primero que también han de ser tenidos en cuenta en el relacionado.
- Además el tramitador tiene que poder acumular expedientes (en el sentido administrativo de la palabra) para poder ser tramitados como uno solo (con independencia que haya que notificar a diferentes interesados).
Plazos de los Procedimientos
- Algunos expedientes administrativos tiene un plazo de resolución diferente a los 3 meses que marca la Ley 30/92, por ejemplo aquellos que siguen la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria, cuyo plazo de resolución son 6 meses.
- La aplicación ha de permitir generar los avisos oportunos con uno y otro plazo, por lo cual se propone que al ser un procedimiento abierto se introduzca un dato al inicio del expediente que permita establecer el plazo de resolución y así permita al tramitador aplicar dichos plazos.
Los iconos y figuras que se han utilizado para la descripción del flujo son los siguientes