Registro Electrónico del Ayuntamiento de Zaragoza (Decreto de Alcaldía de 21 de diciembre de 2009)

La Sociedad de la Información está evolucionando de forma continua. Estas evoluciones llevan a los ciudadanos y a las empresas a demandar mayor accesibilidad y mayor calidad a los servicios que utilizan.

La Administración Pública como prestadora de servicios a ciudadanos y empresas tiene la obligación de resolver las demandas de la sociedad mediante la prestación de servicios eficaces y eficientes, que transmitan calidad a sus usuarios y que sean accesibles.

Las tecnologías de la información hacen posible acercar la Administración hasta los hogares de los ciudadanos o hasta las oficinas y despachos de las empresas y profesionales permitiendo relacionarse con ella sin colas ni esperas mejorando de este modo el servicio ofrecido con el ahorro de tiempo dedicado a estos trámites a la vez que desaparece el inconveniente de los desplazamientos hasta las oficinas de las distintas Administraciones sin importar la distancia a la que nos encontremos.

Con estas condiciones los ciudadanos ven a la Administración como una entidad a su servicio y no como una burocracia pesada que exige el sacrificio de tiempo y desplazamiento que impone el espacio que separa el domicilio de los ciudadanos y empresas de las oficinas públicas. Pero además de eso, facilita el acceso a los servicios públicos a aquellas personas que antes tenían grandes dificultades para llegar a las oficinas públicas, por motivos de localización geográfica, de condiciones físicas de movilidad u otros condicionantes, que ahora se pueden superar por el uso de estos servicios desde sus hogares u oficinas a través del ordenador u otros medios electrónicos. Se da así un paso para la plena integración de estas personas a la vida pública, social, laboral y cultural.

La Ley 11/2007 de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos impone una serie de estrictos requisitos que las Administraciones Públicas deben cumplir. Entre ellos destaca el derecho de los Ciudadanos a relacionarse con las Administraciones Públicas por medios electrónicos. Para poder dar cobertura a todos ellos es necesario disponer de una infraestructura técnica suficiente que permita seguir trabajando para mejorar la eficacia y eficiencia.

El Ayuntamiento de Zaragoza que viene siendo una Administración avanzada, tanto en la promoción de la sociedad de la infor­mación y el conocimiento como en la utilización intensiva de las TIC, y particularmente de Internet, quiere que desde el 1 de enreo de 2010, los ciudanos puedan hacer efectivos sus derechos.

Por ello y sin perjuicio de que a mediante la tramitación de los instrumentos que se consideren mas convenientes se regule la totalidad de los aspectos parece conveniente la creación de un registro electrónico electrónico del Ayuntamiento de Zaragoza como registro auxiliar integrado en el sistema de registro general, exclusivamente habilitado para la recepción de documentos electrónicos dirigidos a órganos y unidades administrativos del Ayuntamiento de Zaragoza, así como para la remisión por éstas de documentos electrónicos a la ciudadanía.

En ejercicio de las atribuciones que me confiere el artículo 124, b) y k) de la ley de bases de Régimen local, y preceptos concordantes del Reglamento Orgánico Municipal la Alcladía Presidencia Dispone.

Artículo 1: Disposiciones generales

1. Se crea el Registro electrónico del Ayuntamiento de Zaragoza como registro auxiliar integrado en el sistema de registro general, exclusivamente habilitado para la recepción de documentos electrónicos dirigidos a órganos y unidades administrativos del Ayuntamiento de Zaragoza, así como para la remisión por éstas de documentos electrónicos a la ciudadanía.
2. Las unidades administrativas a cargo del sistema de registro serán responsables de la supervisión de los documentos recibidos en el Registro electrónico y, en su caso, de la clasificación, asignación de destino, incorporación de metadatos y otras operaciones que proceda realizar, con el apoyo en los aspectos técnicos del órgano competente en materia de tecnología.
3. El Registro electrónico del Ayuntamiento de Zaragoza estará permanentemente disponible en Internet a través de la URL: www.zaragoza.es. Los formularios electrónicos y, en su caso, las aplicaciones informáticas que se faciliten a la ciudadanía para la iniciación de procedimientos de competencia municipal podrán enlazar directamente con el Registro electrónico, siempre que se respeten todas las garantías y requisitos formales en la entrega de la documentación y en la recepción del correspondiente acuse de recibo.
4. El acceso al Registro electrónico del Ayuntamiento de Zaragoza se realizará en todo caso bajo la cobertura de un certificado de dispositivo seguro, de forma que resulte suficientemente garantizada la confidencialidad de los documentos transmitidos.
5. En la operatoria para el acceso al Registro electrónico del Ayuntamiento de Zaragoza se informará de los siguientes aspectos:
   • a) La fecha y hora oficiales españolas correspondientes a la península ibérica, suministradas por el Real Instituto y Observatorio de la Armada.
   • b) Los requisitos técnicos para el acceso y la utilización del Registro electrónico.
   • c) Los sistemas de firma electrónica y clases de certificados electrónicos admitidos por el Ayuntamiento de Zaragoza y los prestadores de servicios de certificación que los expiden.
   • d) La relación actualizada de procedimientos y trámites electrónicos disponibles, los formularios correspondientes a los mismos y los documentos susceptibles de ser presentados.
   • e) El estado de funcionamiento del sistema y, en su caso, las paradas técnicas previstas. En los supuestos de interrupción no planificada, y siempre que sea posible, el usuario visualizará un mensaje en que se comunique tal circunstancia.
   • f) Los programas informáticos exigibles para la comunicación con el Registro electrónico, en su caso.

Artículo 2: Admisión de documentos

1. En cada operación realizada ante el Registro electrónico deberá figurar al menos un documento de presentación, que estará firmado mediante una o varias firmas electrónicas avanzadas, las cuales deberán estar respaldadas por certificados admitidos por el Ayuntamiento de Zaragoza. La validez de estas firmas, verificada en el momento de la recepción, será requisito necesario para la admisión de los documentos presentados.
2. En cada acto de presentación documental, y tras haber comprobado la firma o firmas electrónicas del documento de presentación y la validez de los certificados que las respalden, el Registro electrónico admitirá los documentos practicando el oportuno asiento de entrada. La operatoria del registro comprobará también las firmas de los documentos electrónicos auténticos anexos al documento de presentación, si los hubiere. Se conservarán todas las firmas, junto a los certificados que las respalden y las diligencias de validación obtenidas en la consulta al directorio de certificados revocados del prestador de servicios de certificación.
3. A continuación se generará un acuse de recibo, firmado con el sello electrónico del Registro electrónico, que contendrá una copia del documento de presentación, el número de entrada en el Registro electrónico, la fecha y hora de la presentación efectiva del documento, los datos de identificación del firmante o firmantes del documento de presentación y, en su caso, la relación de los documentos anexos. El acuse de recibo será puesto inmediatamente a disposición del presentante.
4. Una vez registrados, los documentos admitidos serán reenviados a los órganos o unidades administrativas destinatarios.
5. El Registro electrónico del Ayuntamiento de Zaragoza rechazará toda presentación que no esté respaldada por una firma electrónica válida, así como aquellas que contengan ficheros cuyo formato no se ajuste a las especificaciones técnicas o que presumiblemente puedan contener código malicioso o cualquier otro mecanismo que pueda provocar anomalías o fallos en el funcionamiento de Registro electrónico, o suponga un riesgo para la integridad o seguridad de los sistemas de información municipales.
6. En los casos previstos en el párrafo anterior, así como cuando se detecten anomalías técnicas en la transmisión telemática de los documentos electrónicos, el Registro electrónico del Ayuntamiento de Zaragoza no admitirá ningún dato, poniendo en conocimiento del usuario remitente dicha circunstancia mediante los correspondientes mensajes de error para que proceda a la subsanación del envío, y conservando un registro de la incidencia en un fichero al efecto.
7. El cómputo de los plazos vendrá determinado por la fecha y hora de presentación de cada documento en el Registro electrónico del Ayuntamiento de Zaragoza. A estos efectos, serán considerados días inhábiles los así declarados para todo el territorio nacional, para la Comunidad Autónoma de Aragón y para el municipio de Zaragoza.

Artículo 3: Medios electrónicos de identificación y autenticación

1. El Ayuntamiento de Zaragoza utilizará certificados de identificación de sitios web y sellos electrónicos como medios de identificación y autenticación basados en la firma electrónica avanzada.
2. El Ayuntamiento de Zaragoza proporcionará a los cargos electos, a los miembros del gobierno municipal y al personal municipal que precise de mecanismos de identificación y autenticación para el ejercicio de sus funciones los oportunos "certificados para personal al servicio del Ayuntamiento de Zaragoza y de entidades vinculadas o dependientes del mismo" emitidos por la CA APE según lo dispuesto en la Instrucción de funcionamiento de las Oficinas de Registro del Ayuntamiento de Zaragoza para los certificados APE de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre-Real Casa de la Moneda.
3. El Ayuntamiento de Zaragoza admitirá en todas sus operatorias y trámites la utilización del documento nacional de identidad electrónico, así como cualesquiera firmas electrónicas basadas en certificados reconocidos emitidos por prestadores de servicios de certificación que ejerzan su actividad en España generalmente utilizadas por la ciudadanía, siempre y cuando el prestador de servicios de certificación ponga a su disposición la información precisa y, en particular, la relación de certificados revocados, gratuitamente y de acuerdo con los estándares establecidos al efecto.
4. Cuando el presentante no disponga de los medios electrónicos de identificación o autenticación necesarios para la realización de un determinado trámite ante el Registro electrónico, un empleado municipal podrá suplir dicha carencia utilizando sus propios medios de identificación y autenticación. Previamente, el ciudadano deberá identificarse y prestar su consentimiento expreso, del que deberá quedar constancia. A estos efectos, el Ayuntamiento de Zaragoza determinará los miembros del personal a su servicio habilitados para suplir a la ciudadanía en las operaciones de identificación y autenticación.

Artículo 4: Notificación por medios electrónicos

1. Los documentos en virtud de los cuales se dé inicio a un procedimiento a instancia de parte contendrán un apartado en el que el interesado elegirá expresamente la opción preferida para la práctica de las notificaciones en ese procedimiento concreto.
2. El Ayuntamiento de Zaragoza remitirá las notificaciones por medios electrónicos a quienes hayan optado por esta forma de notificación, por medio del sistema regulado en el párrafo siguiente.
3. Sin perjuicio de lo dispuesto en los artículos 58 y 59 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, y en el artículo 28 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos, la práctica de las notificaciones por medios electrónicos se realizará mediante la puesta a disposición de las notificaciones en la "carpeta ciudadana" del destinatario, zona de la sede electrónica del Ayuntamiento de acceso restringido a su titular, de la siguiente forma:
   • a) En el momento de la puesta a disposición de la notificación se enviará al destinatario un aviso por correo electrónico o por SMS, a la dirección o número de teléfono móvil indicados por el interesado. El aviso de notificación contendrá un enlace a la carpeta ciudadana del destinatario de la notificación. A los efectos de lo dispuesto en el párrafo 2 del artículo 28 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, la puesta a disposición se entenderá cumplida con el envío de este aviso.
   • b) Una vez puesta la notificación a disposición de sus respectivos destinatarios se enviará al órgano o unidad administrativa remitente, para su incorporación al expediente, un justificante, firmado con el sello electrónico del Registro electrónico, en el que constarán el número de salida, la fecha y hora de la puesta a disposición, los datos de identificación del destinatario y del firmante o firmantes de la notificación y, en su caso, la relación de los documentos anexos.
   • c) En la carpeta ciudadana se mostrará de forma destacada la existencia de notificaciones pendientes, indicándose asimismo claramente que el acceso al documento implica la notificación de su contenido.
   • d) Como paso previo a la visualización del contenido de la notificación el destinatario deberá firmar un acuse de recibo con una firma electrónica avanzada. El acuse de recibo será enviado al órgano administrativo o entidad remitentes de la notificación para su incorporación al expediente correspondiente. A los efectos de lo dispuesto en el párrafo 3 del artículo 28 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, el acceso al contenido de la notificación se entenderá producido en el momento de la firma del acuse de recibo.
   • e) La operatoria de notificaciones permitirá al destinatario visualizar la notificación y, en su caso, los documentos adjuntos, verificar las firmas electrónicas que los acompañen, y descargar todo ello en un terminal.

Artículo 5: Entrada en vigor

El presente documento entrará en vigor el 1 de enero de 2010, sin perjuicio de su publicación en el BOP.