Siguientes pasos para servicios de gobierno electrónico abierto relacionados con las pequeñas y medianas empresas y los autónomos

2. Gobierno electrónico abierto en pymes y autónomos

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Un gobierno abierto es aquel con niveles altos de transparencia poniendo énfasis en la rendición de cuentas, es decir, que el público tiene acceso a la información mantenida por el gobierno y es informado de los procedimientos del gobierno. Con él se espera incrementar la participación y la colaboración de ciudadanos, negocios, trabajadores y otras entidades en los procedimientos del gobierno, a través del uso de tecnologías modernas y abiertas. El término Abierto en este contexto quiere decir que los datos no solamente sean accesibles sino también entendibles, para que así los ciudadanos sepan como los datos les pueden ser pertinentes. El término gobierno electrónico se refiere al uso de ordenadores y otros dispositivos para proporcionar información y servicios al público. A su vez, gobernanza electrónica extiende el alcance del gobierno electrónico para incluir el involucramiento y la participación de los ciudadanos en la gobernanza

Este documento se centra en servicios de gobierno electrónico abiertos dirigidos a pymes y a ciudadanos autónomos. Este grupo es variado y va desde iniciativas de individuos a iniciativas de pymes con a lo sumo 250 empleados, y puede pertenecer a diferentes sectores:

• Específicamente, una pyme de acuerdo a la definición de la UE dada por la recomendación de la Comisión 2003/361/EC1, debe emplear menos de 250 empleados y tener un volumen anual de negocios de no más de €50 millones o un balance anual total de no más de €43 millones.
• Un autónomo está definido por Eurostat como “el propietario único o socio propietario de una empresa no constituida en sociedad, en la cual trabaja. … En el grupo de ciudadanos autónomos también se incluye: trabajadores de familia no pagados; trabajadores de fuera (que trabajan fuera del lugar de trabajo habitual, tal como en su casa); y trabajadores dedicados a la producción hecha enteramente para su propio uso o para la formación de capital propio, individual o colectivamente”.

Hasta ahora, algunos servicios claves de gobierno en esta área se han enfocado en reducir la carga administrativa y en acortar los tiempos de respuesta para el establecimiento y operación efectiva de las empresas. Esto se ha hecho bajo el supuesto de que, teniendo en cuenta el tamaño de las pymes, lo que requiere un mayor esfuerzo tiene que ver con la solidez de la experiencia que tienen a bordo, y con los recursos limitados que pueden tener para dedicar al trabajo administrativo y legal que se requiere para establecer y manejar un negocio.

Además, en el contexto de la UE, los servicios del gobierno deben también tomar en cuenta el requerimiento de soluciones a través de las fronteras en el contexto del Mercado Único Europeo (European Single Market), donde una empresa de un país miembro se puede querer establecer, operar y comerciar en otro país miembro. Los servicios de gobierno electrónico abierto y la información acerca de diferentes aspectos como salud y seguridad, regulación ambiental, ley del trabajo, regulación del IVA, y leyes para compañías, deben estar disponibles en portales de ventanilla única (one-stop). De acuerdo a la propuesta de una Entrada Digital Única (Single Digital Gateway), el portal debe proporcionar procedimientos en línea, información relacionada, y también servicios de asistencia y resolución de problemas. Además, debe proveer el envío de documentos “solo una vez” (once-only).

3. Algunas soluciones existentes y emergentes

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En esta sección se presentan algunas soluciones emergentes que se han encontrado al investigar servicios actuales de gobierno electrónico en este sector. Se ha hecho énfasis en aquellas soluciones que se destacan o que muestran un nivel alto de innovación y se dan ejemplos para algunas implementaciones.

Procedimientos administrativos para pymes y autónomos

• Flujos de trabajo automáticos en portales de gobierno electrónico. ALos flujos de trabajo automáticos para procedimientos pueden guiar a las empresas en los pasos que debe realizar para el establecimiento y el mantenimiento de sus negocios.

  Ejemplos: El portal de gobierno electrónico de Croacia ofrece una serie de flujos de trabajo transversales, en donde el flujo encuentra automáticamente los formularios que son relevantes a cada usuario específico y con un motor de flujos de trabajo, los formularios pueden ser recolectados y luego distribuidos en las oficinas gubernamentales, se puede hacer su seguimiento y en consecuencia mantener informado al solicitante.

• Personalización de sitios web y servicios.Interfaces que son adaptivas al perfil del usuario y a sus requerimientos.

  Ejemplos: el portal de gobierno electrónico para empresas de Italia proporciona acceso personalizado a un escritorio virtual de “servicios integrados”, es decir provee servicios de distintas autoridades de gobierno pero relacionados a un único objetivo del usuario.

Oportunidades de negocio para pymes y autónomos

• Servicios que usan tecnologías de blockchain. Por ejemplo, en el contexto de pymes y autónomos, los contratos inteligentes (Smart Contracts) aplican tecnologías blockchain para permitir transacciones confiables sin conflictos evitando los servicios de un intermediario.
• Servicios que aplican tecnologías relacionadas con datos masivos (big data) e inteligencia artificial. Por ejemplo, se pueden utilizar técnicas de datos masivos para analizar previsiones del mercado y así ayudar a pymes y autónomos a encontrar y aprovechar nuevas oportunidades de negocio.
• Mercado virtual para el intercambio de habilidades y experticia entre pymes y autónomos. Una plataforma que estimularía las asociaciones entre los entes involucrados en esta área.

Contratación pública mejorada y más transparentet

• Plataformas de contratación pública electrónica. Plataformas basadas en estándares abiertos europeos y directrices de la CE que automáticamente encuentran los formularios que son relevantes a cada usuario específico, con información sobre oportunidades y procedimientos de contratación y acceso a servicios digitales relacionados.

  Ejemplos: El portal belga de licitaciones electrónicas “eTenders” está implementado junto con una plataforma de notificación electrónica “eNotification” para dar alertas sobre oportunidades de contratación pública electrónica. El portal TED “Tenders Electronic Daily”, está dedicado a la contratación pública europea. El usuario puede navegar, buscar y clasificar avisos de contratación por país, región y sector del negocio.

• Servicios que usan datos abiertos de contratación pública electrónica. Los datos abiertos acerca de contrataciones están disponibles de tal manera que puedan ser usados a través de servicios que las hacen accesibles a pymes y autónomos. Estos servicios ayudarían a pymes y autónomos a participar en contrataciones que estén adaptados a su área y experticia. Por ejemplo, un sistema de alertas que notifica al usuario cuando surgen nuevas oportunidades.

  Ejemplo: La plataforma euroalert proporciona información relacionada a financiación de la UE, leyes, eventos y licitaciones públicas para pymes.

4. Algunos modelos de negocio y de datos existentes y emergentes

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Esta sección presenta modelos de negocio y de datos que pueden contribuir al desarrollo y la adopción del gobierno electrónico abierto en el sector de pymes y autónomos, así como modelos que el gobierno electrónico abierto puede fomentar.

• Gobierno local y empresas que inician, diseñan o implementan programas, proyectos o actividades juntos. Esto supone la disposición de espacios de co-creación y de empleos necesarios.
• Organizaciones públicas y privadas que ofrecen espacios a pymes y autónomos que estimulan la interacción y el trabajo colaborativo.
• Empleados públicos y organizaciones que proporcionan ayuda a pymes y autónomos, para acceder y usar servicios de gobierno electrónico abierto relacionados a este sector.
• Esta ayuda incluiría atención personal y centros de llamada.
• Empleados públicos y organizaciones que proporcionan ayuda a pymes y autónomos, en relación al cumplimiento de leyes, directivas, reglamentos, etc.
• Empleados que ayudan en labores relacionadas con servicios para pymes y autónomos en sitios web de gobierno electrónico, tales como participación en chats y redes sociales, moderación de foros, comunicación por correo electrónico y en general, gestión de la comunidad.
• Se proporcionan datos abiertos no agregados a pymes y autónomos que los pueden acceder para desarrollar aplicaciones y herramientas de gobierno electrónico abierto. Se pueden desarrollar servicios a partir de componentes reutilizables.
• Servicios de consultoría realizados por pymes para las administraciones públicas sobre tecnologías para posibilitar el gobierno electrónico abierto.
• Incubadoras de nuevas empresas que desarrollan nuevos servicios, es decir ecosistemas de desarrollo.

5. Brechas en políticas, tecnologías y datos

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Esta sección presenta una lista de brechas en políticas, tecnologías y datos que dificultan la provisión y adopción de aplicaciones de gobierno electrónico abierto en el sector de las pymes y autónomos.

Brechas en políticas.

• Algunas políticas y directivas de la UE relacionadas con la contratación pública todavía no se han puesto en práctica completamente. Por ejemplo, en abril de 2016 (fecha de transposición de las directivas 2014/23/EU, 2014/24/EU and 2014/25/EU) tenían que estar disponibles las oportunidades y documentos de licitación de forma electrónica. Sin embargo, algunos estados miembro tardaron en hacerlo.
• La creación y puesta en práctica de políticas que establezcan una clara relación entre los sectores público y privado pueden ayudar mucho en la provisión y adopción de servicios de gobierno electrónico en el sector de pymes y autónomos: como pueden contribuir juntos, qué responsabilidades tiene cada uno, cómo pueden beneficias las prácticas de un sector en el otro.

Brechas en tecnologías y datos

• Pocos servicios de gobierno electrónico abierto para pymes y autónomos.
• Pocas habilidades tecnológicas por parte de las personas involucradas en el sector de pymes y autónomos. Se necesita formación, por un lado, para comprender las ventajas y desventajas de las tecnologías de la información y, por otro, para desarrollar las capacidades necesarias para enfrentarse a la evolución continua de servicios y aplicaciones.
• Falta de aplicaciones para móviles y de sitios web adaptables al dispositivo empleado en el sector de pymes y autónomos.
• Baja interoperabilidad de los servicios de gobierno electrónico abierto en el ámbito de pymes y autónomos, dentro del sector y con otros servicios.
• Pocos datos abiertos disponibles de una manera adecuada para su reutilización por empresas y organizaciones.
• Es necesaria más investigación sobre la aplicación de tecnologías como inteligencia artificial y datos masivos (big data) en los servicios de gobierno electrónico abierto para pymes y autónomos.
• Pocos servicios de gobierno electrónico abierto para pymes y autónomos.
• Investigación insuficiente en la aplicación de tecnologías innovadoras como como inteligencia artificial y datos masivos (big data) en los servicios de gobierno electrónico abierto para pymes y autónomos.

6. Consideraciones sociales

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• Esta sección presenta una lista de consideraciones sociales que se han de tener en cuenta en el gobierno electrónico abierto en el sector de las pymes y los autónomos.
• La falta de una cultura de participación y colaboración hace que sea difícil que las pymes y autónomos se involucren en el desarrollo de servicios de gobierno electrónico abierto. Los servicios de gobierno electrónico abierto pueden ayudar a:
  • conseguir equidad entre empresas con respecto a la contratación pública;
  • estimular a los emprendedores
  • facilitar el ser autónomo

7. Recomendaciones

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Esta sección presenta la lista de recomendaciones para la provisión y adopción de aplicaciones de gobierno electrónico abierto para mejorar la rendición de cuentas, la transparencia y la confianza en el sector de las pymes y los autónomos.

• Diseño centrado en el usuario

  Para crear servicios de gobierno electrónico abierto valiosos y útiles en el sector de las pymes y los autónomos, los desarrolladores deben atender las necesidades y expectativas de todas las personas involucradas. Estos servicios deben construirse según lo que pueden, quieren o necesitan los usuarios para utilizarlos, en lugar de forzar a las personas a usar servicios que no casa son sus expectativas.

• Accesibilidad universal a los servicios

  La accesibilidad universal es un requisito fundamental para el éxito de cualquier aplicación de gobierno electrónico abierto. Al contrario que ocurre con el sector privado, que puede llegar solo a segmentos concretos del mercado, las administraciones públicas deben diseñar servicios de gobierno electrónico abierto que son inclusivas y atienden las necesidades de todos. Esto es especialmente relevante para autónomos con discapacidad.

• Servicios ubicuos (móviles, tabletas y otros)

  Dado que los móviles se están convirtiendo en el dispositivo principal mediante el que las personas acceden a la red, es imprescindible que se proporciones servicios a través de webs adaptables a los móviles y aplicaciones móviles para abrir el acceso a estos servicios a un mayor número de ciudadanos y empresas. Además, las administraciones públicas han de tener en cuenta el desarrollo de nuevos dispositivos de modo que los servicios de gobierno electrónico se adapten a ellos.

• Cumplimiento del principio de "solo una vez"

  Según el principio de solo una vez, los usuarios no tendrían que proporcionar a la administración pública la misma información más de una vez. Los servicios de gobierno electrónico abierto deben ofrecer esta opción siempre que sea posible, aunque no se debe obligar a las personas a aplicarlo.

  La interoperabilidad y el identificación desempeñan un papel muy importante para conseguir este principio, por lo que el marco de interoperabilidad europeo y el reglamento eIDAS son fundamentales. El uso de software de código abierto, estándares abiertos y APIs abiertas allanará el camino para la integración de sistemas y la puesta en práctica del principio de solo una vez en el sector de pymes y autónomos.

• Personalización de servicios

  La personalización es un modo de mejorar la satisfacción del usuario adaptando las aplicaciones de gobierno electrónico abierto a las necesidades o perfil de una persona o grupo de personas concretos. Además los servicios de gobierno electrónico abierto han de ser proactivos, y, por ejemplo, avisar a la pyme o autónomo de si es susceptible de una exención de impuestos.

• Servicios multilingües

  Las soluciones multilingües no han de incluir solo la traducción del contenido, sino también la traducción de formularios y documentos. Esto está todavía poco desarrollado y está dificultando el acceso a los servicios de los usuarios que tienen una lengua materna distinta. En el caso de las pymes y autónomos, esto dificulta especialmente el desarrollo de negociaos transfronterizos.

• Servicios transfronterizos

  La provisión de servicios transfronterizos se basa en la libertad de movimiento, de modo que las personas de un estado miembro puedan realizar sus actividades en otro estado miembro.

  Para que las pymes y los autónomos puedan operar así, se necesitan desarrollar varias propuestas como la interconexión de los registros de empresas de todos los estado miembro, la interconexión de registros de insolvencia y el intercambio de información de la seguridad social

• Acceso de las personas a sus propios datos

  El permitir a las pymes y los autónomos acceder, usar y corregir sus datos podría ayudar mucho a que estas apuesten por los servicios de gobierno electrónico abierto y confíen más en el gobierno.

  Esta recomendación es especialmente relevante para el principio de una sola vez. El control sobre los propios datos debe ir más allá del enfoque de todo o nada, y las personas deberían poder decidir qué datos pueden compartirse y con quién.

• Apertura de datos y servicios

  La transparencia de datos y algoritmos es esencial para la confianza digital. Es importante un cambio con respecto al control de los datos usados y la inteligibilidad de los algoritmos.

  La apertura de los datos implica el uso de estándares para la gestión de los datos, los servicios digitales y los metadatos, además de los conceptos y términos compartidos (cuando estén disponibles). La apertura de servicios implica el uso de software de código abierto donde el código se puede revisar y mantener por las partes involucradas en el desarrollo de soluciones.

  La disponibilidad de datos abiertos junto con componentes abiertos de servicios, posibilitará el desarrollo de nuevas soluciones tanto por terceras partes (incluidas pymes y autónomos) como por la propia administración pública, y fomentará la reutilización por pequeños gobiernos locales que carecen de recursos para construir aplicaciones.

• Servicios de contratación pública electrónica

  La provisión de servicios electrónicos de contratación pública, licitación y factura es muy importante para nivelar el campo de juego y facilitar el acceso a la información y concurso a todas las empresas.

  Se necesita una transición de los estados miembro hacia un sistema de concurso y contratación públicos completamente electrónicos. Hay que centrarse en webs de sean fácilmente accesibles para empresas de cualquier tamaño. Además, los datos abiertos sobre contratación pública garantizan la transparencia en la gestión de los fondos públicos. Al igual que con otros servicios electrónicos, se necesita un enfoque centrado en el usuario para calibrar el interés y la utilidad de esas webs y cómo se pueden diseñar para asegurar una adopción máxima por parte de las empresas.

• Servicios de democracia electrónica

  La democracia electrónica mejora el compromiso y la participación de ciudadanos y empresas en procesos de toma de decisión como la realización de presupuestos y la provisión de un servicio. Es fundamental para construir la confianza hacia el sector público.

  En general, no se ofrecen servicios de participación y democracia electrónicos en la UE. Para hacerlo, se debe tener en cuenta herramientas como foros web, la interacción en espacios de discusión y redes sociales, y el procesamiento transparente de las contribuciones.