Archivo Municipal

Formulario para Aplicaciones Corporativas y Bases de Datos

INDICE

• 1.- ÁREA DE IDENTIFICACIÓN
• 2.- ÁREA DE CARACTERÍSTICAS
• 3.- ÁREA DE RELACIÓN CON OTRA DOCUMENTACIÓN
• 4.- ÁREA DE NOTAS

1. AREA DE IDENTIFICACIÓN

Esta área debe dar todos los datos necesarios para que la serie documental quede establecida sin error ni confusión con otras series.

1.1. DENOMINACIÓN: [Nombre de la aplicación o base de datos.] Hay que especificar lo mas exactamente posible la denominación completa y las siglas por las que es conocida la aplicación.

1.2. CODIGO: No se cumplimenta

1.3. DEFINICIÓN: [Función y finalidad para la que ha sido creada la aplicación o base de datos]. Aclara y amplia lo indicado en el campo "denominación": ámbito de aplicación, desglose de supuestos en los que es pertinente? Si existe una denominación paralela (nombre por el que es comúnmente conocida?) se indicará también.

1.4. PRODUCTOR Y RESPONSABLE DE LA INFORMACIÓN: Este campo está destinado a especificar el órgano que es responsable de la producción y mantenimiento de los datos. No el que se ocupa del mantenimiento técnico, en ocasiones ni siquiera el que introduce los datos sino el responsable "intelectual" de su creación y mantenimiento y también responsable administrativo.

1.4.1. AREA: obligatorio

1.4.2. DEPARTAMENTO: Cuando exista

1.4.3. SERVICIO: obligatorio

1.4.4. UNIDAD: cuando exista

2. ÁREA DE CARACTERISTICAS:

En esta área se consignarán aquellos aspectos relacionados con el soporte físico e informático, así como las cuestiones referentes a la extensión en el tiempo, normativa, procedimiento, contenido, organización, etc...

2.1. CARÁCTER CORPORATIVO / ESPECÍFICO. Se considerará corporativo: cuando sirve a mas de un Servicio o a todo el Ayuntamiento y recoge datos de carácter general; específico cuando se ha creado para una dependencia o servicio en exclusiva

2.2. ESTÁTICA / DINÁMICA: dependiendo de si sobre los registros primitivos se introducen cambios, modificando lo anterior, o si son registros que una vez creados permanecen inalterables

2.3. LOCALIZACIÓN FÍSICA: Localización del servidor donde se alojan los datos y las aplicaciones

2.4. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS: Software, disponibilidad de hardware y sistemas operativos, características funcionales, migración de datos a nuevas versiones...

2.5. COPIAS DE SEGURIDAD: sistema, frecuencia, conservación

2.6. UNIDAD RESPONSABLE MANTENIMIENTO INFORMÁTICO: (o empresa privada, si fuera el caso)

2.7. VOLUMEN: Informático y en número de registros

2.8. FECHA INICIO / FECHA FINAL: Cuando se conozcan, fecha de inicio de la aplicación y fecha en que se dio por cerrada.

2.9. TRÁMITE: Breve explicación del procedimiento que se sigue en la tramitación. Quién cumplimenta qué partes, quién valida, etc...

2.10. ACCESO:

2.10.1. ACTUALIZACIÓN: Oficinas que tienen acceso a la aplicación y pueden añadir, modificar o eliminar información

2.10.2. CONSULTA: Oficinas que tienen acceso a la aplicación para la consulta de datos, sin posibilidad de actualizar información

2.11. LEGISLACION: Indicar tanto disposiciones generales como específicas. Diferenciar la normativa local, autonómica y estatal. Se atenderá de manera especial a la normativa específica del Ayuntamiento de Zaragoza, incluyendo normas internas

2.12. CONTENIDO: campos y tablas de la base de datos o información que contiene la aplicación (si no es base de datos)

3. ÁREA DE RELACIÓN CON OTRA DOCUMENTACIÓN:

3.1. FICHEROS O SERIES ANTECEDENTES: Identificar los materiales, registros, ficheros, etc.. que en la etapa pre-informática suministraban la información para la gestión

3.2. SERIES ELABORADAS A PARTIR DE LA APLICACIÓN: Muy importante: aquí se debe indicar la documentación que, bien sea en papel o bien en soporte informático, se obtiene a partir de la aplicación, es decir, las series documentales a que da lugar. Indicar denominación y periodicidad de producción

3.2.1. EN PAPEL

3.2.2. SOPORTE INFORMÁTICO

3.5. RELACIÓN CON OTRAS BASES DE DATOS: Si los datos de esta aplicación se utilizan o migran a otras aplicaciones o bases de datos y viceversa

4. ÁREA DE NOTAS:

4.1. FECHA: De aprobación por la CCDA. AAAMMDD

4.2. ESTUDIO CUMPLIMENTADO POR: Personas responsables de los datos incluidos en el estudio, tanto por parte del Servicio responsable como por el Servicio de Informática y por el Archivo

4.3. OBSERVACIONES: Cualquier dato que sirva para aclarar o ampliar lo anterior, así como información sobre variaciones en la denominación, servicio responsable, etc...