Normativa Municipal

Decreto de Alcaldía de 15 de abril de 2016 por el que se aprueba la Instrucción sobre el procedimiento de acceso a la información pública en el Ayuntamiento de Zaragoza.

Aprobación definitiva el 15.04.2016

 

ANEXOS

Decreto de Alcaldía de 15 de abril de 2016 por el que se aprueba la Instrucción sobre el procedimiento de acceso a la información pública en el Ayuntamiento de Zaragoza

Las disposiciones transitorias primera y segunda de la Ordenanza de transparencia y libre acceso a la información (OTLAI) confirieron al Ayuntamiento de Zaragoza un plazo de 2 años desde su entrada en vigor tanto para el cumplimiento de las obligaciones de publicidad activa a que se refieren los artículos 18 a 29 de la misma como para la puesta en marcha del procedimiento de solicitud y puesta a disposición de la información contenido en sus artículos 30 a 35, al requerir la adaptación de diversa normativa y protocolos municipales a las previsiones contenidas en la propia OTLAI.

Por otra parte la próxima entrada en vigor de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, que se producirá el 2 de octubre de 2016, hace necesaria la elaboración de un procedimiento para el acceso a la información pública y a los expedientes administrativos en trámite que esté conforme con dicha norma, con la propia OTLAI y con el resto de la normativa reguladora de la transparencia y el acceso a la información pública.

El procedimiento contenido en la Instrucción que se aprueba será de aplicación tanto a las solicitudes de acceso a la información pública, entendida esta como "...toda aquella que obre en poder [del Ayuntamiento] y que haya sido elaborada o adquirida en el ejercicio de sus funciones..." (art. 6 OTLAI), definición que incluye el patrimonio documental, como a las solicitudes de acceso a los expedientes en trámite, que se considera deben integrarse en este mismo procedimiento por razones de simplificación y economía procedimental.

La finalidad que se persigue con dicho procedimiento es hacer efectivo el derecho de acceso a la información que la Constitución Española, la legislación reguladora de la materia y la normativa propia del Ayuntamiento otorgan a la ciudadanía estableciendo, asimismo, garantías adecuadas para aquellos derechos legítimos de otras personas o de la propia institución que puedan entrar en conflicto con aquél.

En virtud de lo expuesto, dispongo:

Primero

Aprobar la Instrucción sobre el procedimiento de acceso a la información pública y a los expedientes en trámite del Ayuntamiento de Zaragoza, que se adjunta como Anexo al presente Decreto.

Segundo

Facultar al Coordinador General de Alcaldía para dictar las Instrucciones o Circulares que sean precisas para el desarrollo y puesta en marcha de lo dispuesto en dicha Instrucción, así como para la aprobación de los modelos que se establezcan para su uso en el procedimiento de acceso a la información pública.

Tercero

El presente Decreto entrará en vigor el día de su firma, debiendo inscribirse en el Libro de Decretos de la Alcaldía

Dado en la I.C. de Zaragoza por el. Sr. Alcalde Don Pedro Santisteve Roche, a quince de abril de dos mil dieciséis

EL SECRETARIO GENERAL

EL ALCALDE

Instrucción sobre el procedimiento de acceso a la información pública y a los expedientes en trámite en el Ayuntamiento de Zaragoza

Al objeto de que la puesta en acción del procedimiento de acceso a la información pública se realice de forma adecuada es preciso tener en cuenta que, según lo dispuesto en la Ordenanza de transparencia y libre acceso a la información (OTLAI), el procedimiento se aplica de forma diferenciada a los siguientes tipos de información:

Información sujeta a publicidad activa: Según el artículo 18 de la OTLAI es aquella información cuya publicación el Ayuntamiento ha dispuesto por considerarla de interés para la ciudadanía. Asimismo se ha valorado que no concurre ninguna limitación al acceso, así como que no hay datos personales o que, de haberlos, prevalece el interés público. Respecto a esta información no es necesario dictar una resolución para cada solicitud, ya que esta ha sido adoptada previamente de forma genérica. Por ello, en el plazo de cinco días se le indica al solicitante donde puede encontrar la información, en el caso de que esté publicada en la web, o se le facilita directamente.

La declaración de los tipos de información más solicitada como sujetos a publicidad activa, siempre y cuando su naturaleza lo permita, constituye un mecanismo idóneo para simplificar los procedimientos, agilizando la respuesta al ciudadano y disminuyendo la carga de trabajo de los servicios.

Información pública no sujeta a publicidad activa: En estos casos se debe seguir el procedimiento en su totalidad, teniendo en cuenta que el solicitante no debe alegar ningún motivo ni acreditar un interés específico para ejercitar su derecho de acceso. Los expedientes finalizados se incluyen en esta categoría.

Expedientes en trámite: En los expedientes en trámite no existe un derecho genérico de acceso para la ciudadanía, por lo que deberá valorarse la condición de interesado del solicitante.

La principal normativa aplicable al procedimiento está formada por la Constitución Española (art. 20 y 105), Ley 7/1985, de 2 de abril, Reguladora de las Bases del Régimen Local (art. 18, 69 y 70), hasta el 2 de octubre de 2016, la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común y, en adelante, la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas (art. 4 y 83), la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno (LTBG), la Ley de Aragón 8/2015, de 25 de marzo, de transparencia de la actividad pública y participación ciudadana, la Ley 37/2007, de 16 de noviembre, sobre reutilización de la información del sector público, la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español (LPHE), la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, Real Decreto 2568/1986, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento de Organización, Funcionamiento y Régimen Jurídico de las Entidades Locales (art. 220), la Ordenanza de administración electrónica (art. 3, 28, 60 y 61) y la Ordenanza de transparencia y libre acceso a la información (art. 9 a 11 y 30 a 35).

De acuerdo con lo dispuesto por la normativa anterior y, especialmente por la OTLAI, se regula mediante la presente Instrucción el procedimiento para el acceso a la información pública y a los expedientes en trámite del Ayuntamiento de Zaragoza, conforme a las disposiciones que se establecen a continuación:

Artículo 1. Ámbito

El procedimiento de acceso a la información pública se utilizará para la tramitación de las solicitudes de acceso a la información pública y a los expedientes en trámite que se presenten en el Ayuntamiento de Zaragoza, los organismos autónomos y entidades públicas empresariales vinculadas o dependientes del mismo, las sociedades de titularidad municipal o participadas mayoritariamente por el Ayuntamiento y las fundaciones de iniciativa pública municipal o de participación mayoritaria municipal, ya sea en su dotación fundacional o en sus órganos de gobierno, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 2.1 de la Ordenanza sobre Transparencia y Libre Acceso a la Información.

Artículo 2. Excepciones

Siempre y cuando las consultas sean realizadas y contestadas verbalmente, quedan excluidas del procedimiento de acceso a la información pública:

  • La atención al ciudadano realizada a través de los canales dispuestos para ello, como la línea de atención telefónica 010, los servicios de información, la Oficina de Relaciones con el Ciudadano (ORC), las Juntas Municipales y Vecinales, etc.
  • La atención que de forma general se presta desde los servicios municipales, especialmente, las preguntas relativas a la prestación de servicios y a la gestión de recursos, o a los actos de gestión (como, por ejemplo, la consulta sobre el estado de tramitación de un procedimiento), así como las solicitudes de información referidas a las bases de datos que estos gestionan, como reservas de espacio, badenes, etc.

Cuando una consulta verbal no se encuentre dentro de los supuestos anteriores se recogerá en formato electrónico a través del formulario para la solicitud de acceso a la información pública de la sede electrónica. También se redirigirán a través de este mismo formulario las solicitudes de acceso a la información que se reciban a través del servicio de quejas y sugerencias de la sede electrónica.

Artículo 3. Competencias

La competencia para dictar las resoluciones en materia de acceso a la información pública y acceso a los expedientes en tramitación corresponderá, por delegación del Alcalde:

  • a los Coordinadores Generales en los ámbitos materiales propios de cada área,
  • a los Gerentes, Directores o a quienes ostenten la dirección de la gestión en el ámbito de los organismos autónomos, entidades públicas empresariales vinculadas o dependientes del Ayuntamiento, sociedades de titularidad municipal o participadas mayoritariamente por el Ayuntamiento y las fundaciones de iniciativa pública municipal o de participación mayoritaria municipal a las que se refiere el artículo 2.1 de la OTLAI,
  • al Jefe del Servicio del que dependa el Archivo Municipal para las solicitudes de acceso al patrimonio documental.

Artículo 4. Plazos y silencio administrativo

Los plazos establecidos para los trámites a realizar por parte de los órganos municipales son los siguientes:

  • 5 días para comunicar al solicitante que la información ya está publicada u obra en poder de otra Administracion, o para remitirle la información sujeta a publicidad activa por medios electrónicos (art. 32 OTLAI).
  • 10 días para pedir aclaraciones sobre la información solicitada o para requerir la subsanación. Este periodo no computa en el plazo para resolver (art. 30 OTLAI).
  • 10 días para notificar la extensión del plazo ordinario en 20 días por existir interés de tercero o terceros o por la elevada complejidad de la solicitud (art. 34 OTLAI).
  • 20 días de plazo ordinario para la puesta a disposición o para notificar la resolución denegatoria (art. 34 OTLAI).
  • 40 días para la puesta a disposición o para notificar la resolución denegatoria cuando se aplique el plazo extraordinario (art. 34 OTLAI).

Cuando exista interés de tercero o terceros el plazo para las alegaciones de estos es de 15 días.

El sentido del silencio administrativo es negativo (art. 34 OTLAI).

Artículo 5. Solicitud

La solicitud podrá presentarse por los siguientes medios:

  • Presencialmente en los servicios municipales, mediante formularios que se dispondrán a tal efecto, o a través de la aplicación cita previa u otras que permitan al ciudadano dirigirse directamente a un área o servicio. En estos casos el servicio iniciará directamente el procedimiento.
  • Mediante escrito presentado en cualquiera de los registros municipales. En este supuesto el registro derivará la solicitud a la unidad o servicio gestor competente, iniciando este el procedimiento una vez recibida.
  • A través del formulario para la solicitud de acceso a la información disponible en la sede electrónica o de los canales de atención ciudadana, como el 010, en cuyo caso el personal de los mismos cumplimentará dicho formulario con la solicitud expresada por el ciudadano. En estos casos, el personal de la sede electrónica realizará lo previsto en el artículo sexto y, si con ello no se ha satisfecho la solicitud, la derivará a la unidad o servicio gestor competente, iniciando este el procedimiento una vez recibida.

Cuando el solicitante utilice un formulario (en papel o electrónico) para presentar su solicitud, en el resguardo o acuse de recibo que se le entregue se informará del plazo máximo para la resolución y notificación, así como de los efectos que pueda producir el silencio administrativo.

Cuando la información requerida sea información sujeta a publicidad activa y la solicitud se curse a través del formulario disponible en la sede electrónica, será competente la unidad responsable de esta. Si la información no está publicada en la web, podrá dirigirse al servicio que posea la información para que se la facilite, remitiéndola seguidamente al solicitante por medios electrónicos.

Cuando se planteen dudas sobre el órgano competente para tramitar la solicitud y realizar las actuaciones de puesta a disposición la solicitud se asignará al órgano, servicio o unidad en cuyo poder obre la información solicitada.

Artículo 6. Información sujeta a publicidad activa o de otra Administración

Cuando la solicitud se presente a través del formulario para la solicitud de acceso a la información disponible en la sede electrónica, el personal de la unidad responsable de la misma, en el plazo máximo de cinco días, comprobará si la información solicitada se encuentra dentro de uno de los siguientes supuestos:

  • Está sujeta a publicación activa: en este caso, si la información se encuentra publicada en la sede, comunicará al solicitante donde puede encontrarla, de no ser así, la solicitará al servicio o unidad donde se encuentre la misma, el cual deberá enviársela para que la remita al solicitante.
  • Es de otra Administración: en este supuesto se dirigirá la solicitud a la Administración correspondiente, comunicando al solicitante la fecha de la remisión y la identificación del órgano al que se ha redirigido la solicitud.

En todos los casos, la unidad o servicio que reciba una solicitud de acceso a la información comprobará en primer lugar si la información se encuentra en alguno de los supuestos anteriores, en cuyo supuesto procederá del modo arriba indicado, realizándose las comunicaciones con el solicitante y, en su caso, la remisión de información a través de la sede electrónica.

Una vez realizadas las comunicaciones anteriormente descritas se dará por finalizado el procedimiento.

Artículo 7. Operaciones previas

Seguidamente, si la solicitud de acceso a la información no ha sido presentada a través de un registro, la unidad o servicio competente iniciará un expediente.

A continuación se valorará la posible presencia de alguna de las causas de inadmisión previstas en el art. 31.1 de la OTLAI y, en caso de concurrir alguna de ellas, se denegará la solicitud mediante resolución motivada, que será notificada al solicitante y publicada en la sede electrónica, finalizando el procedimiento.

En caso contrario se comprobará si resulta aplicable alguna ordenanza fiscal y, de ser así, se comunicará este hecho al solicitante, informándole del importe a abonar. En caso de que este no preste su conformidad se finalizará el procedimiento.

Una vez efectuadas estas operaciones, si la solicitud se refiere a un expediente en trámite se seguirá el procedimiento según lo dispuesto en el artículo ocho. En caso contrario se continuará según lo establecido en el artículo nueve, solicitando previamente el expediente en préstamo, si este estuviera ubicado en el Archivo Central o en otro servicio o archivo.

Artículo 8. Acceso a expedientes en trámite

Se dará acceso al expediente si se encuentra en periodo de información pública o si el solicitante es el titular o su representante. En los demás supuestos se valorará si el solicitante puede ser considerado como interesado según lo establecido en el artículo 4.1.b) y c) y 4.2 de la LPAC, de no ser así se denegará el acceso mediante resolución motivada, que se notificará al solicitante.

Si se ha estimado la solicitud de acceso se pasará a valorar si resulta de aplicación alguna de las limitaciones al acceso, según lo establecido en el artículo diez.

Artículo 9. Presencia de interés de 3º

En las solicitudes que no se refieran a un expediente en trámite deberá valorarse si con el acceso solicitado puede verse afectado el derecho de uno o más terceros. De ser así, en el plazo máximo de 10 días desde la recepción de la solicitud por el Ayuntamiento, deberá comunicárseles la solicitud e informarles de su derecho a presentar alegaciones en el plazo de quince días (artículo 33 OTLAI). En el mismo plazo, se comunicará este hecho al solicitante, informándole también de la aplicación de la prórroga de 20 días en el plazo para resolver, prevista en el artículo 34 de la OTLAI.

Transcurrido el plazo de alegaciones o recibidas estas se continuará la tramitación. Si hubiera oposición fundada del tercero o terceros y la resolución no la tomara en consideración, la puesta a disposición no se realizará hasta la expiración del plazo para la presentación de los recursos a los que el tercero o terceros tuvieran derecho y, si se presenta alguno, hasta que finalice el correspondiente procedimiento. (art. 33 OTLAI).

Artículo 10. Valoración de la aplicabilidad de las limitaciones al acceso

Seguidamente y para todas las solicitudes de acceso se valorará si concurre alguna de las limitaciones al acceso previstas en el artículo 9 de la OTLAI, siguiendo las pautas de interpretación establecidas en el artículo 11 de la misma norma.

De acuerdo con lo anterior, se denegará la solicitud si el acceso a la información supone un perjuicio concreto para la seguridad nacional, la defensa, las relaciones exteriores, la seguridad pública, la prevención, investigación y sanción de los ilícitos penales, administrativos o disciplinarios, la igualdad de las partes en los procesos judiciales y la tutela judicial efectiva, las funciones administrativas de vigilancia, inspección y control, los intereses económicos y comerciales, la política económica y monetaria, el secreto profesional y la propiedad intelectual e industrial, la garantía de la confidencialidad o el secreto requerido en procesos de toma de decisión, o la protección del medio ambiente.

En caso de contener la información datos personales especialmente protegidos, que son los relativos a la religión, ideología y creencias, origen racial, vida sexual y salud (art. 7 LOPD), y si se aprecia que la privacidad de su titular no quedaría suficientemente protegida por la disociación de los datos personales se denegará asimismo el acceso (art. 10.4 OTLAI).

Cuando las limitaciones afecten a la totalidad de la información solicitada se denegará el acceso. En el caso de que se apliquen solo a una parte se decretará el acceso parcial, salvo que de la omisión de dicha parte resulte una información distorsionada o que carezca de sentido, en cuyo caso también se denegará totalmente el acceso. En la resolución que disponga el acceso parcial se indicará al solicitante qué parte de la información ha sido omitida.

Artículo 11. Disociación de los datos de carácter personal

Cuando la información a la que se ha autorizado el acceso contenga datos de carácter personal se determinará, realizando la ponderación prevista en el art. 10.1, 2 y 3 de la OTLAI, si es precisa la disociación de dichos datos personales previa a la puesta a disposición. Según esta norma se presume la existencia de un interés público preferente en la divulgación de la información referida a los cargos electos y empleados del Ayuntamiento que esté directamente relacionada con la organización, el funcionamiento y las actividades del mismo y la relativa a personas no pertenecientes al Ayuntamiento cuando se refiera a una relación económica con el mismo, en la que éstas actúen en su calidad de profesionales, de empresarios individuales o de directivos o miembros de los órganos de gobierno de una persona jurídica.

Además de los de la OTLAI, los criterios aplicables para esta valoración, tanto en lo referido a la información pública como en los expedientes en tramitación, son los establecidos por la LTBG, salvo en la información integrada en el patrimonio documental, a la que se aplica la LPHE y, supletoriamente, la LTBG.

Cuando se estime que puede permitirse el acceso a la información, pero que la emisión de copias podría resultar perjudicial para derechos de terceros, como la propiedad intelectual o la privacidad, la puesta a disposición de realizará mediante exhibición presencial y no se permitirá la realización de copias.

Artículo 12. Resolución

Cuando se conceda el acceso sin ninguna restricción o únicamente disponga la disociación de los datos personales, se dictará una resolución expresa que no deberá ser motivada.

Serán motivadas las resoluciones que denieguen el acceso, las que concedan el acceso parcial o a través de una modalidad distinta a la solicitada y las que permitan el acceso cuando haya habido oposición de tercero. En este último supuesto se indicará expresamente al interesado que el acceso solo tendrá lugar cuando haya transcurrido el plazo para interponer recurso contencioso administrativo sin que se haya formalizado o haya sido resuelto confirmando el derecho a recibir información.

Las resoluciones en esta materia ponen fin a la vía administrativa y son recurribles ante la jurisdicción contencioso-administrativa sin perjuicio de interponer con carácter potestativo y previo la reclamación ante el Consejo de Transparencia de Aragón.

Artículo 13. Puesta a disposición

Si así se ha dispuesto, se realizará la disociación eliminando de la información que va a ser puesta a disposición los datos identificativos que resulten precisos. Deberá realizarse de forma que no sea posible la posterior identificación de una persona física en base a información indirecta que quede tras la disociación. Asimismo, en los documentos electrónicos se cuidará de que haya una eliminación efectiva de la información disociada y no una simple ocultación visual de la misma.

Siempre que sea posible, y especialmente cuando la solicitud se haya tramitado a través de la sede electrónica, se dará acceso a la información a través de la misma. También podrán remitirse al solicitante copias de los documentos, electrónicas o en soporte papel.

Cuando la puesta a disposición se haga mediante exhibición de la información el servicio gestor citará al solicitante para la comparecencia, en la cual, a través de las unidades administrativas de asuntos generales, archivos y registros o las que se habilite al efecto, se le mostrará el expediente o los documentos, prestándose la asistencia requerida.

Salvo que en la resolución que autoriza el acceso se haya establecido lo contrario, se permitirá la realización de copias. En este caso, así como cuando se solicite una determinada transformación de la información para su entrega, se valorará si resulta aplicable alguna ordenanza fiscal y de ser así se comunicará al solicitante, quien deberá realizar el pago correspondiente.

Se dejará constancia en el expediente de la comparecencia y, en su caso, de la emisión de copias.

Artículo 14. Finalización

Finalizadas las actuaciones se procederá al archivo de los expedientes, así como a la devolución de los préstamos que se hayan originado.

Artículo 15. Estadísticas

El Ayuntamiento realizará estadísticas completas sobre las solicitudes de acceso a la información recibidas y sobre el resultado de las mismas. Con este fin, la unidad responsable de la sede electrónica llevará el control de las solicitudes recibidas a través del formulario disponible en la misma. En estas solicitudes, cuando las unidades o servicios competentes se dirijan al solicitante para comunicarle donde puede encontrar la información o para facilitársela lo harán a través de la sede, registrando sus responsables estas comunicaciones a efectos estadísticos. Asimismo los servicios deberán informar cuando se abra expediente para una de estas solicitudes.

Asimismo, dentro de las herramientas de tramitación del Ayuntamiento se establecerán, y utilizarán en todos los casos, los códigos adecuados que permitan identificar a los expedientes referidos a solicitudes de acceso a la información y realizar el seguimiento de los mismos.

Artículo 16. Seguimiento

Una comisión formada por los coordinadores de área o persona en la que estos deleguen realizará el seguimiento del procedimiento de acceso a la información pública, garantizando su correcto funcionamiento y proponiendo las acciones que puedan resultar necesarias para su mantenimiento y mejora.

Artículo 17. Puesta en marcha

El Ayuntamiento desarrollará las acciones de información y formación que resulten precisas para la correcta puesta en marcha del procedimiento de acceso a la información. Entre estas se incluyen la formación al personal de las unidades y servicios, la preparación de un repositorio de preguntas frecuentes y la elaboración de una guía que contenga los criterios utilizados en las decisiones más frecuentes, especialmente , las causas de inadmisión, las limitaciones al acceso y los referidos a la aplicación de la normativa de protección de datos.

Desde el punto de vista instrumental, se realizarán las acciones precisas para la integración del procedimiento en la plataforma de tramitación de la entidad (Tramit@). Asimismo, se llevarán a cabo los desarrollos informáticos necesarios para que la funcionalidad de comunicación con los solicitantes a través de la sede electrónica, disponible en este momento solo para la unidad responsable de la misma, pueda extenderse al resto de unidades y servicios. También se tomará en consideración la posible comunicación de esta herramienta con Tramit@, a través de servicios web.

Asimismo, con el objeto de que las comparecencias para la puesta a disposición se realicen de la forma más cómoda para los solicitantes de acceso y con la mayor eficacia posible, se habilitarán espacios comunes destinados a esta finalidad.


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