Normativa Municipal

Decreto de Alcaldía que se regula la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Ayuntamiento de Zaragoza

Aprobación definitiva por Ayuntamiento Pleno el 16.01.2004

 

La M.I. Alcaldía-Presidencia adoptó con fecha 16 de enero de 2004, la siguiente resolución:

PRIMERO. La Comisión Calificadora de Documentos Administrativos tiene por finalidad el estudio, propuesta y dictamen de las cuestiones relativas a la calificación y utilización de todos los documentos y series documentales producidos, conservados o reunidos por el Ayuntamiento de Zaragoza y por los organismos y entidades de él dependientes, cualquiera que sea su soporte e incluyendo los documentos electrónicos de cualquier tipo.

SEGUNDO. Las funciones de la Comisión Calificadora de Documentos son:

  • a) Identificar, analizar y valorar las series documentales, con la finalidad de determinar el valor administrativo, jurídico, informativo e histórico.
  • b) Proponer los plazos y condiciones de transferencias entre los diferentes archivos del Sistema Municipal de Archivos
  • c) Proponer los plazos y condiciones de expurgo de aquella documentación que no sea de conservación permanente, así como del muestreo que en su caso se realice, mediante la elaboración de calendarios de conservación
  • d) Proponer los plazos y condiciones para el acceso y utilización de la documentación
  • e) Formular las recomendaciones que estime oportunas para la correcta aplicación de los acuerdos y para asegurar la colaboración de las unidades administrativas.
  • f) Proponer las medidas de actuación que estime oportunas para atender las situaciones especiales relacionadas con el patrimonio documental, especialmente aquéllas que impliquen riesgo para el mismo.
  • g) Evaluar la puesta en práctica de los acuerdos adoptados por los órganos municipales en relación con las transferencias, selección y acceso de las series documentales.
  • h) Colaborar en el diseño y aplicación de los circuitos y procedimientos municipales que generan documentación, con el fin de determinar la utilización futura de la misma.
  • i) Elaborar los informes relacionados con su ámbito competencial que le sean solicitados por los órganos municipales.

TERCERO. La Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Ayuntamiento de Zaragoza estará adscrita al Área de Régimen Interior y Fomento y tendrá la siguiente composición:

  • a) Presidente: El Ilmo. Alcalde-Presidente o, en su nombre, Concejal Delegado del Servicio del cual dependa el Archivo Municipal.
  • b) Vicepresidente: el Archivero municipal
  • c) Secretario: el Secretario General del Ayuntamiento de Zaragoza
  • d) Vocales:
    • El Jefe del Servicio de Modernización y Desarrollo Organizativo o servicio del que dependa el Archivo Municipal.
    • El Interventor General del Ayuntamiento de Zaragoza o persona en quien delegue.
    • Un representante del Archivo Central del Gobierno de Aragón designado por la Diputación General de Aragón.
    • Un experto en historia contemporánea designado por la Universidad de Zaragoza.
    • Un técnico del Archivo Municipal.

A las reuniones de la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos asistirán los jefes de las distintas dependencias municipales cuya documentación vaya a ser analizada.

CUARTO. La Comisión ajustará su funcionamiento a lo dispuesto para los órganos colegiados en el capítulo II del título II de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, sin perjuicio de los siguientes extremos:

  • a) La Comisión se reunirá mediante convocatoria de su Secretario, por orden de su Presidente, al menos una vez al año.
  • b) El Secretario de la Comisión remitirá, junto con la convocatoria, los estudios de valoración ya cumplimentados que vayan a ser dictaminados en la reunión con el objeto de que sus miembros tengan información suficiente.
  • c) Los acuerdos se tomarán por mayoría simple, excepto en los acuerdos de expurgo que se exigirá unanimidad. El Secretario tendrá voz y voto
  • d) El Acta incluirá como anexo la Propuesta de Calificación de Documentos Administrativos. Se remitirá copia a los servicios implicados y a los miembros de la CCDA.
  • e) En las reuniones el Archivero Municipal deberá dar cuenta a la Comisión de los expurgos realizados desde la última reunión y someter a su consideración cualquier consulta que sobre el acceso a los documentos se hubiere producido.
  • f) La Comisión podrá solicitar la presencia en sus reuniones de cuantos trabajadores municipales o expertos considere necesario, para asesorar sobre aspectos concretos. Tendrán voz pero no voto.
  • g) El Archivo Municipal realizará los trabajos técnicos y administrativos necesarios para que la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos ejerza sus funciones.

QUINTO. 1. Para cumplir con la función de proteger el patrimonio documental municipal, se debe partir de la identificación y valoración de la documentación, procesos que conducen a la determinación de los plazos y condiciones para las transferencias entre los diferentes archivos del sistema, el expurgo y el acceso.

2. Se entiende por identificación el conocimiento exacto de las series documentales que produce un organismo y sus características.

3. Se entiende por valoración documental el estudio y análisis de las características históricas, administrativas, jurídicas, fiscales e informativas de la documentación. El proceso de valoración establecerá los plazos de transferencia, la posible eliminación o expurgo y el régimen de accesibilidad de la documentación.

4. Los estudios de identificación y valoración se realizarán sobre series documentales. Se entiende por serie documental el conjunto de documentos o expedientes producidos en el desarrollo de una función o actividad administrativa regulada por una norma de procedimiento.

5. Los estudios de valoración contendrán al menos los siguientes datos:

  • a) datos identificativos: denominación del tipo documental, organismo productor y código.
  • b) características: físicas y de la serie (trámite, fechas extremas, documentos que la componen, legislación que le afecta)
  • c) relación con otra documentación previa, posterior o coetánea.
  • d) valoración: valor administrativo, valor legal/fiscal y valor informativo/histórico
  • e) Acuerdos: transferencia (condiciones y plazos), expurgo (condiciones, plazos, tipo de muestreo), acceso (condiciones y plazos)
  • f) fecha y responsables de la información

6. Los estudios de identificación y valoración se realizarán por iniciativa del Archivo o de las propias oficinas municipales, que deberán ponerse en contacto con el Archivo para comenzar el proceso de estudio de series.

7. Para la correcta realización de los estudios de identificación y valoración los órganos gestores municipales cuya documentación sea objeto de análisis deberán proporcionar al Archivo y a los miembros de la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos cuantos datos les sean requeridos.

8. La identificación y valoración de los documentos se realizará por la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos, a partir de una propuesta inicial elaborada por el Archivo Municipal en coordinación con los órganos gestores.

9. Las condiciones de transferencia, eliminación y acceso de la documentación serán establecidas por Resolución de la M.I. Alcaldía-Presidencia, a propuesta de la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos. La Resolución de la M.I. Alcaldía será publicada en el Boletín Oficial de la Provincia.

SEXTO.1. La Comisión Calificadora de Documentos Administrativos aplicará los criterios generales respecto a las transferencias, la conservación, la eliminación y el acceso a los documentos establecidos en la normativa vigente y en la presente Resolución.

2. Las transferencias de documentación al Archivo Municipal desde los diferentes órganos gestores se realizarán siguiendo los siguientes criterios generales:

  • a) Los plazos de transferencia serán establecidos en función del uso que los órganos gestores hagan de la documentación, es decir, del valor administrativo que ésta mantenga.
  • b) La documentación cuyo plazo de expurgo sea igual o menor a 5 años no será transferida al Archivo, y su destrucción será responsabilidad de las propias oficinas gestoras.
  • c) Se establece un plazo general de transferencia de 5 años contados a partir de la finalización del año de la tramitación. Este plazo general será válido mientras la Comisión Calificadora no acuerde otro período de custodia en las dependencias de los órganos gestores.

3. Con carácter general, se conservarán aquellos documentos que reúnan las características que legalmente se hayan establecido para considerarlos de interés histórico o administrativo. De forma específica, se conservarán:

  • a) Los documentos con valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas físicas o jurídicas.
  • b) Cuando no hayan transcurrido los plazos que la legislación vigente establece para su conservación.
  • c) Los documentos que reflejen el origen, la organización y la evolución de las funciones y estructuras orgánicas del Ayuntamiento de Zaragoza y sus organismos.
  • d) Los documentos emanados de los órganos de gobierno.
  • e) Los registros, actas y documentación recapitulativa única.
  • f) Los documentos que contengan información significativa sobre acontecimientos o hechos de importancia para la historia política, económica o social de la ciudad de Zaragoza.
  • g) Los documentos que contengan información de tipo estadístico útil para el estudio de la historia.
  • h) Toda la documentación anterior a 1940.

4. Son susceptibles de eliminación:

  • a) Los documentos originales que estén editados.
  • b) Los documentos cuyos datos estén contenidos en otro tipo de documentación (en registros, actas u otros documentos recapitulativos).
  • c) Los que presenten un estado de deterioro tal que haga imposible su recuperación.
  • d) Las copias simples de documentos siempre que los originales estén completos y localizados.
  • e) La documentación de apoyo informativo que no tiene función administrativa.

5. El acceso a los documentos se realizará según lo establecido en la legislación vigente. Para determinar las condiciones de acceso a los documentos municipales se tendrá en cuenta de forma especial:

  • a) Si afectan a intimidad de las personas, a su honor y a su propia imagen, a la defensa y seguridad del territorio y, en general, cualquier otra causa de restricción del acceso de los ciudadanos a los documentos.
  • b) Los plazos marcados por la normativa vigente que puedan limitar el acceso a determinados documentos.
  • c) El ejercicio de las facultades de representación de los ciudadanos por los Concejales de la Corporación.
  • d) La posibilidad de acceso total o parcial a los expedientes y registros administrativos

SÉPTIMO. Designar, conforme a lo dispuesto en el punto tercero de esta Resolución, a los miembros de la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Ayuntamiento de Zaragoza, que son los siguientes:

Presidente: Ilmo. Sr. D. Juan Alberto Belloch Julbe, Alcalde, o, en su nombre, D. Florencio García Madrigal, Quinto Teniente de Área de Régimen Interior y Fomento y Concejal Delegado de Organización y Calidad.

Vicepresidente: Dª Elena Rivas Palá, Archivera Municipal.

Secretario: D. Luis Cuesta Villalonga, Secretario General.

Vocales:

D. José-Manuel Oliván García, Interventor General o persona en quien delegue; D. Fernando Aguilar Esteban, Jefe del Servicio de Modernización y Desarrollo Organizativo;
Dª Magdalena Gómez de Valenzuela, representante del Archivo Central del Gobierno de Aragón;
D. Carlos Forcadell Álvarez, experto en historia contemporánea designado por la Universidad de Zaragoza;
Dª Isabel Medrano Felices, técnico del Archivo Municipal o, en su ausencia, Dª María José Foncillas Sierra, técnico del Archivo Municipal.

I.C. de Zaragoza, a 22 de enero de 2004.
EL SECRETARIO GENERAL, p.d.
EL JEFE DEL SERVICIO